Come spingere i contatti Excel in Brevo con una macro VBA (e l'alternativa Office Scripts)

Hai contatti in Excel e li vuoi in Brevo. La risposta veloce e sporca è salvare il file come .csv e importarlo, va bene una volta. Per qualsiasi cosa che fai ripetutamente (passaggio di consegne settimanale dal commerciale, una cartella di lavoro che il tuo team aggiorna ogni giorno, una lista partner che viene rinfrescata di continuo), vuoi un pulsante dentro Excel che faccia la sincronizzazione.

Questa guida copre le due strade che hanno davvero senso per questo:

1. Una macro VBA incorporata nella cartella di lavoro, niente licenze, niente cloud, funziona offline, gira nel momento in cui un utente clicca su un pulsante. La risposta giusta per circa l’80 % dei casi “Excel a Brevo”.
2. Office Scripts + Power Automate, TypeScript invece di VBA, gira nel cloud, supporta trigger programmati. La risposta giusta se la cartella di lavoro vive in OneDrive/SharePoint e vuoi sincronizzazione non presidiata, ma stai attento alla licenza Power Automate.

Se cerchi l’equivalente per Google Sheets, vedi l’articolo compagno su Apps Script. E se vuoi solo un’importazione CSV una tantum da uno script sul tuo portatile, la guida all’importazione CSV ha versioni in Python, Node.js e cURL.

Cosa fa la macro

Quando l’utente clicca su un pulsante “Sync to Brevo” sul foglio:

1. Legge ogni riga dal foglio attivo (riga di header per prima, un contatto per riga).
2. Costruisce un array JSON modellato per il parametro jsonBody di Brevo.
3. Lo POSTa a https://api.brevo.com/v3/contacts/import con la API key salvata nella cartella di lavoro.
4. Mostra un message box con il risultato.

Tutto qui. Circa 120 righe di VBA. Sotto trovi il modulo completo e funzionante.

Layout del foglio che la macro si aspetta

email è obbligatoria. Ogni altra colonna diventa un attributo del contatto Brevo, mappato dall’header di colonna (in maiuscolo) al nome dell’attributo. Quindi firstName → FIRSTNAME, company → COMPANY. Gli attributi personalizzati (qualsiasi cosa oltre il set standard) devono prima esistere nel tuo account Brevo, definiscili in Contatti → Impostazioni → Attributi del contatto.

Passo 1: aprire l’editor VBA

In Excel: premi Alt + F11. Si apre l’editor VBA. Nel riquadro Progetto a sinistra, clic destro sulla tua cartella di lavoro e scegli Inserisci → Modulo. Compare un Module1 vuoto.

Passo 2: incollare la macro completa

Sostituisci il contenuto di Module1 con questo:

' ===========================================================================
' Brevo contact sync for Excel
' Reads the active sheet's rows and POSTs them to Brevo's import API.
' ===========================================================================
Option Explicit

Private Const BREVO_API_BASE As String = "https://api.brevo.com/v3"
Private Const BREVO_LIST_ID As Long = 42       ' <- your Brevo list ID
Private Const BATCH_SIZE As Long = 1000

' --- Public entry points (the ones you assign to ribbon buttons) -----------

Public Sub SyncSheetToBrevo()
    Dim apiKey As String
    apiKey = GetApiKey()
    If apiKey = "" Then
        MsgBox "No API key configured. Run ConfigureApiKey first.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet

    Dim emailCol As Long
    emailCol = FindEmailColumn(ws)
    If emailCol = 0 Then
        MsgBox "Sheet must have an 'email' column in row 1.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim lastRow As Long, lastCol As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, emailCol).End(xlUp).Row
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "No contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim contacts As Collection
    Set contacts = New Collection

    Dim r As Long, c As Long
    For r = 2 To lastRow
        Dim email As String
        email = LCase(Trim(CStr(ws.Cells(r, emailCol).Value)))
        If email <> "" And InStr(email, "@") > 0 Then
            Dim json As String
            json = "{""email"":""" & EscapeJson(email) & """,""attributes"":{"

            Dim attrFirst As Boolean
            attrFirst = True
            For c = 1 To lastCol
                If c <> emailCol Then
                    Dim val As String
                    val = CStr(ws.Cells(r, c).Value)
                    If val <> "" Then
                        If Not attrFirst Then json = json & ","
                        Dim attrName As String
                        attrName = UCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value)))
                        json = json & """" & attrName & """:""" & EscapeJson(val) & """"
                        attrFirst = False
                    End If
                End If
            Next c

            json = json & "}}"
            contacts.Add json
        End If
    Next r

    If contacts.Count = 0 Then
        MsgBox "No valid contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim totalSent As Long
    Dim batchNum As Long
    Dim okCount As Long, failCount As Long
    Dim batchStart As Long

    For batchStart = 1 To contacts.Count Step BATCH_SIZE
        batchNum = batchNum + 1
        Dim batchEnd As Long
        batchEnd = batchStart + BATCH_SIZE - 1
        If batchEnd > contacts.Count Then batchEnd = contacts.Count

        Dim payload As String
        payload = "{""jsonBody"":["
        Dim i As Long
        For i = batchStart To batchEnd
            If i > batchStart Then payload = payload & ","
            payload = payload & contacts(i)
        Next i
        payload = payload & "],""listIds"":[" & BREVO_LIST_ID & _
                  "],""updateExistingContacts"":true,""emptyContactsAttributes"":false}"

        Dim ok As Boolean
        ok = PostToBrevo(apiKey, payload)
        If ok Then
            okCount = okCount + 1
            totalSent = totalSent + (batchEnd - batchStart + 1)
        Else
            failCount = failCount + 1
        End If
    Next batchStart

    MsgBox "Sent " & totalSent & " contact(s) in " & batchNum & " batch(es)." _
           & vbCrLf & "Successful batches: " & okCount _
           & vbCrLf & "Failed batches: " & failCount, _
           vbInformation, "Brevo Sync"
End Sub

Public Sub ConfigureApiKey()
    Dim key As String
    key = InputBox("Paste your Brevo API key (xkeysib-...):", "Brevo API Key")
    If key = "" Then Exit Sub
    key = Trim(key)
    If Left(key, 8) <> "xkeysib-" Then
        MsgBox "That doesn't look like a Brevo API key (should start with xkeysib-).", _
               vbExclamation, "Brevo API Key"
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Delete
    On Error GoTo 0

    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties.Add _
        Name:="BrevoApiKey", _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeString, _
        Value:=key

    ThisWorkbook.Save
    MsgBox "API key saved inside the workbook.", vbInformation, "Brevo API Key"
End Sub

' --- Private helpers --------------------------------------------------------

Private Function GetApiKey() As String
    On Error Resume Next
    GetApiKey = ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Value
    On Error GoTo 0
End Function

Private Function FindEmailColumn(ws As Worksheet) As Long
    Dim lastCol As Long, c As Long
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    For c = 1 To lastCol
        If LCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value))) = "email" Then
            FindEmailColumn = c
            Exit Function
        End If
    Next c
    FindEmailColumn = 0
End Function

Private Function PostToBrevo(apiKey As String, payload As String) As Boolean
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    http.Open "POST", BREVO_API_BASE & "/contacts/import", False
    http.SetRequestHeader "api-key", apiKey
    http.SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.SetRequestHeader "Accept", "application/json"
    http.Send payload
    PostToBrevo = (http.Status = 202)
    If Not PostToBrevo Then
        Debug.Print "Brevo error " & http.Status & ": " & http.responseText
    End If
End Function

Private Function EscapeJson(s As String) As String
    Dim r As String
    r = Replace(s, "\", "\\")
    r = Replace(r, """", "\""")
    r = Replace(r, vbCrLf, "\n")
    r = Replace(r, vbLf, "\n")
    r = Replace(r, vbCr, "\n")
    r = Replace(r, vbTab, "\t")
    EscapeJson = r
End Function

Passo 3: salvare la cartella di lavoro come .xlsm

Le macro VBA persistono solo in cartelle di lavoro abilitate alle macro. Salva con nome → scegli Cartella di lavoro Excel con attivazione macro (.xlsm). Il formato .xlsx semplice rimuove le macro in silenzio, in tanti perdono codice così la prima volta.

Passo 4: configurare la tua API key

Esegui ConfigureApiKey una volta. O:

• Nell’editor VBA, clicca dentro il sub ConfigureApiKey e premi F5, oppure
• In Excel, Sviluppo → Macro, scegli ConfigureApiKey, Esegui.

Incolla la tua chiave xkeysib-.... La macro la salva come proprietà personalizzata del documento dentro la cartella di lavoro stessa, non sta nel codice sorgente, non sta nel registro, e viaggia col file (quindi attenzione: se mandi via email l’.xlsm a qualcuno, la API key parte con esso).

Se preferisci mettere la chiave fuori dalla cartella di lavoro, scambia lo storage col registro Windows:

' Replace the body of ConfigureApiKey with:
SaveSetting "Brevo", "Sync", "ApiKey", key

' And GetApiKey with:
GetApiKey = GetSetting("Brevo", "Sync", "ApiKey", "")

SaveSetting/GetSetting scrive sotto HKCU\Software\VB and VBA Program Settings\Brevo\Sync, per utente, non per cartella di lavoro. Usa questo se più cartelle di lavoro devono condividere una chiave o se non vuoi la chiave nel file.

Passo 5: aggiungere un pulsante sul foglio

Questo è ciò che la trasforma in un’esperienza in un clic per gli utenti non tecnici.

Inserisci → Forme → Rettangolo, poggiane uno sul foglio, etichettalo “Sync to Brevo.” Clic destro sulla forma → Assegna macro → scegli SyncSheetToBrevo. Fatto.

Oppure, per un’interfaccia più curata, aggiungi una scheda della barra multifunzione personalizzata tramite l’Office Custom UI Editor, ma per la maggior parte degli strumenti interni, la forma-come-pulsante basta e avanza.

Passo 6: lanciarla

Clicca il pulsante. La macro legge le righe, le mette in batch, posta ogni batch su Brevo e mostra un message box riassuntivo. L’importazione di Brevo è asincrona, quindi il messaggio di successo significa “Brevo ha accettato il batch”, la creazione vera dei contatti accade lato server nei secondi successivi. Riceverai un email riassuntiva da Brevo quando finisce (a meno che tu non imposti disableNotification: true).

Trappole comuni

Il pulsante non fa niente e non c’è errore. Le macro sono disabilitate. Guarda la barra di sicurezza gialla in cima al foglio, clicca Abilita contenuto. Se la tua organizzazione blocca le macro, vedi la strada del trust center / firma del codice più sotto.

Compile error: User-defined type not defined. Sei su Mac Excel, che non ha MSXML2.XMLHTTP. Il VBA Mac non può fare richieste HTTPS direttamente, usa la strada Office Scripts qui sotto invece.

400 Bad Request da Brevo senza causa ovvia. Quasi sempre una di queste: (a) un attributo personalizzato nel tuo foglio non esiste ancora in Brevo, crealo prima; (b) un bug di escape JSON, virgolette o backslash in valori di cella che non sono stati escapati. La funzione EscapeJson nel codice gestisce i casi standard, se i tuoi dati hanno caratteri strani, logga payload nella finestra immediata (Debug.Print payload) e ispeziona.

401 Unauthorized. Header sbagliato. È api-key (minuscolo, con trattino), non Authorization. La macro usa quello giusto, ma se hai copiato uno snippet da qualche altra parte, ricontrolla.

Excel si congela su importazioni grandi. La macro gira sincrona sul thread dell’interfaccia. Per 50.000 righe e oltre, vedrai Excel impallato per 10-30 secondi mentre costruisce il JSON e aspetta Brevo. O lo accetti, o cambi MSXML2.XMLHTTP con la sua variante asincrona, ma a quella scala stai meglio in Power Automate (sezione successiva).

Quando VBA non basta: Office Scripts + Power Automate

VBA non può fare sincronizzazione cloud programmata. Se ti serve:

• Che la cartella di lavoro si sincronizzi con Brevo ogni ora senza che nessuno la apra
• Che la cartella di lavoro stia in OneDrive/SharePoint, modificata dal web
• Un reparto IT che vieta le macro desktop

…allora vuoi Office Scripts (l’equivalente cloud di Microsoft di Apps Script) più Power Automate (il loro layer di scheduling e HTTP).

La suddivisione: Office Scripts legge il foglio e restituisce i dati dei contatti. Power Automate prende quei dati e li POSTa a Brevo su un trigger.

L’Office Script (Excel sul web → Automatizza → Nuovo script):

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): {email: string, attributes: Record<string, string>}[] {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const range = sheet.getUsedRange();
  if (!range) return [];

  const values = range.getValues() as string[][];
  if (values.length < 2) return [];

  const headers = values[0].map(h => String(h).trim());
  const emailIdx = headers.findIndex(h => h.toLowerCase() === "email");
  if (emailIdx === -1) throw new Error("Sheet must have an 'email' column");

  const contacts: {email: string, attributes: Record<string, string>}[] = [];
  for (let r = 1; r < values.length; r++) {
    const row = values[r];
    const email = String(row[emailIdx] ?? "").trim().toLowerCase();
    if (!email || !email.includes("@")) continue;

    const attributes: Record<string, string> = {};
    for (let c = 0; c < headers.length; c++) {
      if (c === emailIdx) continue;
      const v = row[c];
      if (v === null || v === "") continue;
      attributes[headers[c].toUpperCase()] = String(v);
    }
    contacts.push({ email, attributes });
  }
  return contacts;
}

Il flusso Power Automate:

1. Trigger: Periodicità (ogni 1 ora), o pulsante manuale, o “Quando una riga viene modificata” se vuoi sincronizzazione guidata dai cambiamenti.
2. Azione: Excel Online → Esegui script, puntalo alla tua cartella di lavoro e allo script qui sopra. Salva il valore di ritorno come contacts.
3. Azione: HTTP (questo è il connettore Premium, vedi la nota di licenza più sotto).
   • Metodo: POST
   • URI: https://api.brevo.com/v3/contacts/import
   • Header: api-key: xkeysib-..., Content-Type: application/json
   • Body:

     {
       "jsonBody": @{outputs('Run_script')?['body/result']},
       "listIds": [42],
       "updateExistingContacts": true
     }

4. Azione: Condizione, se il codice di stato ≠ 202, manda una notifica Teams o email.

Realtà delle licenze: l’azione HTTP è un connettore Premium di Power Automate. Sui piani Microsoft 365 Business Basic/Standard hai i connettori standard ma non Premium. La via di uscita più economica è l’add-on Power Automate Premium (circa 15 USD per utente al mese al momento della scrittura), oppure spostare l’HTTP in una piccola Azure Function che il flusso standard può chiamare. Se sei già su E3/E5 con Premium incluso, sei a posto.

Questo è il motivo principale per cui la storia di Apps Script è più pulita: UrlFetchApp di Apps Script è gratis e senza restrizioni, mentre l’equivalente Microsoft mette la chiamata di rete dietro un livello di connettore a pagamento.

VBA contro Office Scripts contro Apps Script: quando scegliere cosa

Perché questo batte Zapier e le piattaforme no-code

Per un job ricorrente Excel a Brevo, gli strumenti di automazione di terze parti (Zapier, Make, n8n) addebitano per task e mettono una terza parte tra i tuoi dati e Brevo. L’approccio VBA ha zero costi ricorrenti, nessun flusso dati di terzi, e vive dentro il file, quando la cartella di lavoro si sposta, l’integrazione si sposta con essa. Office Scripts + Power Automate è simile ma con Microsoft come terza parte (già nel tuo stack se sei su M365).

L’intero senso dell’endpoint POST /v3/contacts/import di Brevo è che non ti serve una piattaforma di colla, i tuoi strumenti sanno già fare richieste HTTP.

Letture aggiuntive

• API Brevo: riferimento Import contacts
• Panoramica di Microsoft Office Scripts
• Connettore HTTP Power Automate (Premium)
• L’equivalente Apps Script per Google Sheets
• L’importazione CSV/Excel via script (Python, Node.js, cURL)