Sådan skubber du Excel-kontakter til Brevo med en VBA-makro (og Office Scripts-alternativet)

Du har kontakter i Excel, og du vil have dem i Brevo. Det hurtige og beskidte svar er at gemme filen som .csv og importere den, hvilket er fint én gang. Til alt, du gør gentagne gange, ugentlig salgsoverlevering, en projektmappe dit team opdaterer dagligt, en partnerliste der bliver opdateret, vil du have en knap inde i Excel, der laver synken.

Denne guide dækker de to veje, der faktisk giver mening til det:

1. En VBA-makro indlejret i projektmappen. Ingen licens, ingen cloud, virker offline, kører i det øjeblik en bruger klikker på en knap. Det rigtige svar for ~80 % af “Excel til Brevo”-tilfældene.
2. Office Scripts + Power Automate. TypeScript i stedet for VBA, kører i cloud’en, understøtter planlagte triggers. Det rigtige svar, hvis projektmappen ligger i OneDrive/SharePoint, og du vil have ubemandet synk, men vær opmærksom på Power Automate-licens.

Hvis du leder efter Google Sheets-ækvivalenten, se følgeartiklen om Apps Script. Og hvis du bare vil have en engangs-CSV-import fra et script på din laptop, har CSV-import-guiden versioner i Python, Node.js og cURL.

Hvad makroen gør

Når brugeren klikker på en “Sync to Brevo”-knap på arket:

1. Læs hver række fra det aktive regneark (header-række først, én kontakt pr. række).
2. Byg et JSON-array formet til Brevos jsonBody-parameter.
3. POST det til https://api.brevo.com/v3/contacts/import med projektmappens gemte API-nøgle.
4. Vis en message box med resultatet.

Det er det. ~120 linjer VBA. Nedenfor er det fulde, fungerende modul.

Ark-layout makroen forventer

email er obligatorisk. Hver anden kolonne bliver en Brevo-kontaktattribut, mappet via kolonneheaderen (med store bogstaver) til attributnavnet. Så firstName → FIRSTNAME, company → COMPANY. Brugerdefinerede attributter (alt ud over standardsættet) skal findes i din Brevo-konto først, definér dem under Contacts → Settings → Contact attributes.

Trin 1: Åbn VBA-editoren

I Excel: tryk Alt + F11. VBA-editoren åbner. I Project-ruden til venstre højreklik på din projektmappe og vælg Insert → Module. En tom Module1 dukker op.

Trin 2: Indsæt den fulde makro

Erstat indholdet af Module1 med dette:

' ===========================================================================
' Brevo contact sync for Excel
' Reads the active sheet's rows and POSTs them to Brevo's import API.
' ===========================================================================
Option Explicit

Private Const BREVO_API_BASE As String = "https://api.brevo.com/v3"
Private Const BREVO_LIST_ID As Long = 42       ' <- your Brevo list ID
Private Const BATCH_SIZE As Long = 1000

' --- Public entry points (the ones you assign to ribbon buttons) -----------

Public Sub SyncSheetToBrevo()
    Dim apiKey As String
    apiKey = GetApiKey()
    If apiKey = "" Then
        MsgBox "No API key configured. Run ConfigureApiKey first.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet

    Dim emailCol As Long
    emailCol = FindEmailColumn(ws)
    If emailCol = 0 Then
        MsgBox "Sheet must have an 'email' column in row 1.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim lastRow As Long, lastCol As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, emailCol).End(xlUp).Row
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "No contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim contacts As Collection
    Set contacts = New Collection

    Dim r As Long, c As Long
    For r = 2 To lastRow
        Dim email As String
        email = LCase(Trim(CStr(ws.Cells(r, emailCol).Value)))
        If email <> "" And InStr(email, "@") > 0 Then
            Dim json As String
            json = "{""email"":""" & EscapeJson(email) & """,""attributes"":{"

            Dim attrFirst As Boolean
            attrFirst = True
            For c = 1 To lastCol
                If c <> emailCol Then
                    Dim val As String
                    val = CStr(ws.Cells(r, c).Value)
                    If val <> "" Then
                        If Not attrFirst Then json = json & ","
                        Dim attrName As String
                        attrName = UCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value)))
                        json = json & """" & attrName & """:""" & EscapeJson(val) & """"
                        attrFirst = False
                    End If
                End If
            Next c

            json = json & "}}"
            contacts.Add json
        End If
    Next r

    If contacts.Count = 0 Then
        MsgBox "No valid contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim totalSent As Long
    Dim batchNum As Long
    Dim okCount As Long, failCount As Long
    Dim batchStart As Long

    For batchStart = 1 To contacts.Count Step BATCH_SIZE
        batchNum = batchNum + 1
        Dim batchEnd As Long
        batchEnd = batchStart + BATCH_SIZE - 1
        If batchEnd > contacts.Count Then batchEnd = contacts.Count

        Dim payload As String
        payload = "{""jsonBody"":["
        Dim i As Long
        For i = batchStart To batchEnd
            If i > batchStart Then payload = payload & ","
            payload = payload & contacts(i)
        Next i
        payload = payload & "],""listIds"":[" & BREVO_LIST_ID & _
                  "],""updateExistingContacts"":true,""emptyContactsAttributes"":false}"

        Dim ok As Boolean
        ok = PostToBrevo(apiKey, payload)
        If ok Then
            okCount = okCount + 1
            totalSent = totalSent + (batchEnd - batchStart + 1)
        Else
            failCount = failCount + 1
        End If
    Next batchStart

    MsgBox "Sent " & totalSent & " contact(s) in " & batchNum & " batch(es)." _
           & vbCrLf & "Successful batches: " & okCount _
           & vbCrLf & "Failed batches: " & failCount, _
           vbInformation, "Brevo Sync"
End Sub

Public Sub ConfigureApiKey()
    Dim key As String
    key = InputBox("Paste your Brevo API key (xkeysib-...):", "Brevo API Key")
    If key = "" Then Exit Sub
    key = Trim(key)
    If Left(key, 8) <> "xkeysib-" Then
        MsgBox "That doesn't look like a Brevo API key (should start with xkeysib-).", _
               vbExclamation, "Brevo API Key"
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Delete
    On Error GoTo 0

    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties.Add _
        Name:="BrevoApiKey", _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeString, _
        Value:=key

    ThisWorkbook.Save
    MsgBox "API key saved inside the workbook.", vbInformation, "Brevo API Key"
End Sub

' --- Private helpers --------------------------------------------------------

Private Function GetApiKey() As String
    On Error Resume Next
    GetApiKey = ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Value
    On Error GoTo 0
End Function

Private Function FindEmailColumn(ws As Worksheet) As Long
    Dim lastCol As Long, c As Long
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    For c = 1 To lastCol
        If LCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value))) = "email" Then
            FindEmailColumn = c
            Exit Function
        End If
    Next c
    FindEmailColumn = 0
End Function

Private Function PostToBrevo(apiKey As String, payload As String) As Boolean
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    http.Open "POST", BREVO_API_BASE & "/contacts/import", False
    http.SetRequestHeader "api-key", apiKey
    http.SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.SetRequestHeader "Accept", "application/json"
    http.Send payload
    PostToBrevo = (http.Status = 202)
    If Not PostToBrevo Then
        Debug.Print "Brevo error " & http.Status & ": " & http.responseText
    End If
End Function

Private Function EscapeJson(s As String) As String
    Dim r As String
    r = Replace(s, "\", "\\")
    r = Replace(r, """", "\""")
    r = Replace(r, vbCrLf, "\n")
    r = Replace(r, vbLf, "\n")
    r = Replace(r, vbCr, "\n")
    r = Replace(r, vbTab, "\t")
    EscapeJson = r
End Function

Trin 3: Gem projektmappen som .xlsm

VBA-makroer overlever kun i makro-aktiverede projektmapper. Save As → vælg Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm). Det almindelige .xlsx-format fjerner makroer stille, mange mister kode på den måde første gang.

Trin 4: Konfigurér din API-nøgle

Kør ConfigureApiKey én gang. Enten:

• I VBA-editoren klik et sted inde i ConfigureApiKey-sub’en og tryk F5, eller
• I Excel Developer → Macros, vælg ConfigureApiKey, Run.

Indsæt din xkeysib-...-nøgle. Makroen gemmer den som en custom document property inde i selve projektmappen, den ligger ikke i kildekoden, ikke i registret, og rejser med filen (så vær opmærksom: hvis du e-mailer .xlsm til en anden, ryger API-nøglen med).

Hvis du hellere vil lægge nøglen et sted uden for projektmappen, skift lagringen til Windows-registret:

' Replace the body of ConfigureApiKey with:
SaveSetting "Brevo", "Sync", "ApiKey", key

' And GetApiKey with:
GetApiKey = GetSetting("Brevo", "Sync", "ApiKey", "")

SaveSetting/GetSetting skriver under HKCU\Software\VB and VBA Program Settings\Brevo\Sync, pr-bruger, ikke pr-projektmappe. Brug det, hvis flere projektmapper skal dele én nøgle, eller hvis du ikke vil have nøglen i filen.

Trin 5: Tilføj en knap på arket

Det er det, der gør det til en oplevelse med ét klik for ikke-tekniske brugere.

Insert → Shapes → Rectangle, læg en på arket, mærk den “Sync to Brevo.” Højreklik på formen → Assign Macro → vælg SyncSheetToBrevo. Færdig.

Eller, for en mere poleret UI, tilføj en custom ribbon-fane via Office Custom UI Editor, men til de fleste interne værktøjer er form-som-knap rigeligt.

Trin 6: Kør det

Klik på knappen. Makroen læser rækkerne, batcher dem, poster hver batch til Brevo og viser en summary message box. Brevos import er asynkron, så success-beskeden betyder “Brevo har accepteret batchen”, selve oprettelsen af kontakter sker server-side de næste par sekunder. Du får en summary-e-mail fra Brevo, når den er færdig (medmindre du sætter disableNotification: true).

Almindelige faldgruber

Knappen gør ingenting, og der er ingen fejl. Makroer er deaktiveret. Kig på den gule sikkerhedsbjælke øverst på arket, klik Enable Content. Hvis din organisation blokerer makroer, se trust-center / code-signing-vejen nedenfor.

Compile error: User-defined type not defined. Du er på Mac Excel, som ikke har MSXML2.XMLHTTP. Mac VBA kan ikke lave HTTPS-forespørgsler direkte, brug Office Scripts-vejen nedenfor i stedet.

400 Bad Request fra Brevo uden tydelig årsag. Næsten altid en af: (a) en brugerdefineret attribut i dit ark findes endnu ikke i Brevo, opret den først; (b) JSON-escape-bug, citationstegn eller backslashes i celleværdier, der ikke blev escapet. EscapeJson-funktionen i koden håndterer standardtilfældene, hvis dine data har mærkelige tegn, log payload til Immediate window (Debug.Print payload) og inspicér.

401 Unauthorized. Forkert header. Det er api-key (små bogstaver, bindestreg), ikke Authorization. Makroen bruger den rigtige, men hvis du har kopieret en snippet andre steder fra, dobbelttjek.

Excel fryser på store importer. Makroen kører synkront på UI-tråden. For 50.000+ rækker vil du se Excel hænge i 10 til 30 sekunder, mens den bygger JSON og venter på Brevo. Acceptér det, eller skift MSXML2.XMLHTTP til dens async-variant, men på den skala har du det bedre i Power Automate (næste afsnit).

Når VBA ikke er nok: Office Scripts + Power Automate

VBA kan ikke lave planlagt cloud-synk. Hvis du har brug for:

• Projektmappen, der synker til Brevo hver time uden, at nogen åbner den
• Projektmappen i OneDrive/SharePoint, redigeret fra web
• En IT-afdeling, der forbyder desktop-makroer

…så vil du have Office Scripts (Microsofts cloud-ækvivalent til Apps Script) plus Power Automate (deres planlægnings- og HTTP-lag).

Opdelingen: Office Scripts læser arket og returnerer kontaktdataene. Power Automate tager dataene og POSTer dem til Brevo på en trigger.

Office Script’et (Excel for the web → Automate → New Script):

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): {email: string, attributes: Record<string, string>}[] {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const range = sheet.getUsedRange();
  if (!range) return [];

  const values = range.getValues() as string[][];
  if (values.length < 2) return [];

  const headers = values[0].map(h => String(h).trim());
  const emailIdx = headers.findIndex(h => h.toLowerCase() === "email");
  if (emailIdx === -1) throw new Error("Sheet must have an 'email' column");

  const contacts: {email: string, attributes: Record<string, string>}[] = [];
  for (let r = 1; r < values.length; r++) {
    const row = values[r];
    const email = String(row[emailIdx] ?? "").trim().toLowerCase();
    if (!email || !email.includes("@")) continue;

    const attributes: Record<string, string> = {};
    for (let c = 0; c < headers.length; c++) {
      if (c === emailIdx) continue;
      const v = row[c];
      if (v === null || v === "") continue;
      attributes[headers[c].toUpperCase()] = String(v);
    }
    contacts.push({ email, attributes });
  }
  return contacts;
}

Power Automate-flowet:

1. Trigger: Recurrence (hver 1 time), eller manuel knap, eller “When a row is modified”, hvis du vil have ændringsdrevet synk.
2. Action: Excel Online → Run script, peg den på din projektmappe og scriptet ovenfor. Gem returværdien som contacts.
3. Action: HTTP (det er Premium-konnektoren, se licensbemærkningen nedenfor).
   • Method: POST
   • URI: https://api.brevo.com/v3/contacts/import
   • Headers: api-key: xkeysib-..., Content-Type: application/json
   • Body:

     {
       "jsonBody": @{outputs('Run_script')?['body/result']},
       "listIds": [42],
       "updateExistingContacts": true
     }

4. Action: Condition → hvis status code ≠ 202, send en Teams/e-mail-alert.

Licens-realitetstjek: HTTP-actionen er en Power Automate Premium-konnektor. På Microsoft 365 Business Basic/Standard-planer får du standard-konnektorerne, men ikke Premium. Den billigste workaround er Power Automate Premium-tilkøbet (~15 USD/bruger/måned ved skrivetidspunkt), eller flyt HTTP til en lille Azure Function, som standard-flowet kan kalde. Hvis du allerede er på E3/E5 med Premium inkluderet, er du klar.

Det er hovedårsagen til, at Apps Script-historien er renere: Apps Scripts UrlFetchApp er gratis og uden begrænsning, mens Microsoft-ækvivalenten lægger netværkskaldet bag en betalt konnektor-tier.

VBA vs Office Scripts vs Apps Script: hvornår vælger du hvad

Hvorfor det slår Zapier / no-code-platforme

Til et tilbagevendende Excel til Brevo-job opkræver tredjeparts-automatiseringsværktøjer (Zapier, Make, n8n) pr. opgave og lægger en tredjepart mellem dine data og Brevo. VBA-tilgangen har nul løbende omkostninger, intet tredjeparts-dataflow, og lever inde i filen, når projektmappen flytter, flytter integrationen med. Office Scripts + Power Automate er lignende, men med Microsoft som tredjepart (allerede i din stack, hvis du er på M365).

Hele pointen med Brevos POST /v3/contacts/import-endpoint er, at du ikke har brug for en lim-platform, dine værktøjer ved allerede, hvordan man laver HTTP-forespørgsler.

Yderligere læsning

• Brevo API: Import contacts reference
• Microsoft Office Scripts overview
• Power Automate HTTP connector (Premium)
• Apps Script-ækvivalenten til Google Sheets
• Den script-baserede CSV/Excel-import (Python, Node.js, cURL)