Cum să trimiți contacte Excel în Brevo cu un macro VBA (și alternativa Office Scripts)

Ai contacte în Excel și le vrei în Brevo. Răspunsul rapid și murdar este să salvezi fișierul ca .csv și să-l imporți, ceea ce e în regulă o singură dată. Pentru orice faci în mod repetat (predarea săptămânală a vânzărilor, un registru de lucru pe care echipa ta îl actualizează zilnic, o listă de parteneri care se reîmprospătează) vrei un buton chiar în Excel care face sincronizarea.

Acest ghid acoperă cele două căi care au sens cu adevărat pentru asta:

1. Un macro VBA încorporat în registrul de lucru, fără licențiere, fără cloud, funcționează offline, rulează în momentul în care un utilizator apasă un buton. Răspunsul corect pentru ~80% din cazurile “Excel-la-Brevo”.
2. Office Scripts + Power Automate, TypeScript în loc de VBA, rulează în cloud, susține declanșatoare programate. Răspunsul corect dacă registrul de lucru stă în OneDrive/SharePoint și vrei sincronizare nesupravegheată, dar fii conștient de licențierea Power Automate.

Dacă cauți echivalentul Google Sheets, vezi articolul însoțitor despre Apps Script. Și dacă vrei doar un import CSV unic dintr-un script pe laptopul tău, ghidul de import CSV are versiuni Python, Node.js și cURL.

Ce face macro-ul

Când utilizatorul apasă butonul “Sync to Brevo” pe foaie:

1. Citește fiecare rând din foaia de lucru activă (rândul antet primul, un contact pe rând).
2. Construiește un array JSON formatat pentru parametrul jsonBody al Brevo.
3. Postează pe https://api.brevo.com/v3/contacts/import cu cheia API stocată a registrului de lucru.
4. Afișează un mesaj cu rezultatul.

Asta e tot. ~120 de linii de VBA. Mai jos este modulul complet, funcțional.

Aspectul foii pe care îl așteaptă macro-ul

email este obligatoriu. Fiecare altă coloană devine un atribut de contact Brevo, mapat după antetul coloanei (cu majuscule) la numele atributului. Așa firstName → FIRSTNAME, company → COMPANY. Atributele personalizate (orice dincolo de setul standard) trebuie să existe mai întâi în contul tău Brevo, definește-le sub Contacte → Setări → Atribute de contact.

Pasul 1: Deschide editorul VBA

În Excel: apasă Alt + F11. Editorul VBA se deschide. În panoul Project din stânga, click dreapta pe registrul de lucru și alege Insert → Module. Apare un Module1 gol.

Pasul 2: Lipește macro-ul complet

Înlocuiește conținutul Module1 cu acesta:

' ===========================================================================
' Brevo contact sync for Excel
' Reads the active sheet's rows and POSTs them to Brevo's import API.
' ===========================================================================
Option Explicit

Private Const BREVO_API_BASE As String = "https://api.brevo.com/v3"
Private Const BREVO_LIST_ID As Long = 42       ' <- your Brevo list ID
Private Const BATCH_SIZE As Long = 1000

' --- Public entry points (the ones you assign to ribbon buttons) -----------

Public Sub SyncSheetToBrevo()
    Dim apiKey As String
    apiKey = GetApiKey()
    If apiKey = "" Then
        MsgBox "No API key configured. Run ConfigureApiKey first.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet

    Dim emailCol As Long
    emailCol = FindEmailColumn(ws)
    If emailCol = 0 Then
        MsgBox "Sheet must have an 'email' column in row 1.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim lastRow As Long, lastCol As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, emailCol).End(xlUp).Row
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "No contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim contacts As Collection
    Set contacts = New Collection

    Dim r As Long, c As Long
    For r = 2 To lastRow
        Dim email As String
        email = LCase(Trim(CStr(ws.Cells(r, emailCol).Value)))
        If email <> "" And InStr(email, "@") > 0 Then
            Dim json As String
            json = "{""email"":""" & EscapeJson(email) & """,""attributes"":{"

            Dim attrFirst As Boolean
            attrFirst = True
            For c = 1 To lastCol
                If c <> emailCol Then
                    Dim val As String
                    val = CStr(ws.Cells(r, c).Value)
                    If val <> "" Then
                        If Not attrFirst Then json = json & ","
                        Dim attrName As String
                        attrName = UCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value)))
                        json = json & """" & attrName & """:""" & EscapeJson(val) & """"
                        attrFirst = False
                    End If
                End If
            Next c

            json = json & "}}"
            contacts.Add json
        End If
    Next r

    If contacts.Count = 0 Then
        MsgBox "No valid contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim totalSent As Long
    Dim batchNum As Long
    Dim okCount As Long, failCount As Long
    Dim batchStart As Long

    For batchStart = 1 To contacts.Count Step BATCH_SIZE
        batchNum = batchNum + 1
        Dim batchEnd As Long
        batchEnd = batchStart + BATCH_SIZE - 1
        If batchEnd > contacts.Count Then batchEnd = contacts.Count

        Dim payload As String
        payload = "{""jsonBody"":["
        Dim i As Long
        For i = batchStart To batchEnd
            If i > batchStart Then payload = payload & ","
            payload = payload & contacts(i)
        Next i
        payload = payload & "],""listIds"":[" & BREVO_LIST_ID & _
                  "],""updateExistingContacts"":true,""emptyContactsAttributes"":false}"

        Dim ok As Boolean
        ok = PostToBrevo(apiKey, payload)
        If ok Then
            okCount = okCount + 1
            totalSent = totalSent + (batchEnd - batchStart + 1)
        Else
            failCount = failCount + 1
        End If
    Next batchStart

    MsgBox "Sent " & totalSent & " contact(s) in " & batchNum & " batch(es)." _
           & vbCrLf & "Successful batches: " & okCount _
           & vbCrLf & "Failed batches: " & failCount, _
           vbInformation, "Brevo Sync"
End Sub

Public Sub ConfigureApiKey()
    Dim key As String
    key = InputBox("Paste your Brevo API key (xkeysib-...):", "Brevo API Key")
    If key = "" Then Exit Sub
    key = Trim(key)
    If Left(key, 8) <> "xkeysib-" Then
        MsgBox "That doesn't look like a Brevo API key (should start with xkeysib-).", _
               vbExclamation, "Brevo API Key"
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Delete
    On Error GoTo 0

    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties.Add _
        Name:="BrevoApiKey", _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeString, _
        Value:=key

    ThisWorkbook.Save
    MsgBox "API key saved inside the workbook.", vbInformation, "Brevo API Key"
End Sub

' --- Private helpers --------------------------------------------------------

Private Function GetApiKey() As String
    On Error Resume Next
    GetApiKey = ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Value
    On Error GoTo 0
End Function

Private Function FindEmailColumn(ws As Worksheet) As Long
    Dim lastCol As Long, c As Long
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    For c = 1 To lastCol
        If LCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value))) = "email" Then
            FindEmailColumn = c
            Exit Function
        End If
    Next c
    FindEmailColumn = 0
End Function

Private Function PostToBrevo(apiKey As String, payload As String) As Boolean
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    http.Open "POST", BREVO_API_BASE & "/contacts/import", False
    http.SetRequestHeader "api-key", apiKey
    http.SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.SetRequestHeader "Accept", "application/json"
    http.Send payload
    PostToBrevo = (http.Status = 202)
    If Not PostToBrevo Then
        Debug.Print "Brevo error " & http.Status & ": " & http.responseText
    End If
End Function

Private Function EscapeJson(s As String) As String
    Dim r As String
    r = Replace(s, "\", "\\")
    r = Replace(r, """", "\""")
    r = Replace(r, vbCrLf, "\n")
    r = Replace(r, vbLf, "\n")
    r = Replace(r, vbCr, "\n")
    r = Replace(r, vbTab, "\t")
    EscapeJson = r
End Function

Pasul 3: Salvează registrul de lucru ca .xlsm

Macro-urile VBA persistă doar în registre de lucru cu macro-uri activate. Save As → alege Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm). Formatul .xlsx simplu elimină macro-urile în tăcere, mulți oameni își pierd codul așa prima dată.

Pasul 4: Configurează cheia API

Rulează ConfigureApiKey o dată. Fie:

• În editorul VBA, apasă oriunde în interiorul sub-rutinei ConfigureApiKey și apasă F5, sau
• În Excel, Developer → Macros, alege ConfigureApiKey, Run.

Lipește cheia ta xkeysib-.... Macro-ul o stochează ca o proprietate de document personalizată în interiorul registrului de lucru, nu este în codul sursă, nu este în registry și călătorește cu fișierul (deci fii conștient: dacă trimiți .xlsm prin e-mail cuiva, cheia API merge cu el).

Dacă preferi să pui cheia undeva în afara registrului de lucru, schimbă stocarea în registry-ul Windows:

' Replace the body of ConfigureApiKey with:
SaveSetting "Brevo", "Sync", "ApiKey", key

' And GetApiKey with:
GetApiKey = GetSetting("Brevo", "Sync", "ApiKey", "")

SaveSetting/GetSetting scrie sub HKCU\Software\VB and VBA Program Settings\Brevo\Sync, per-utilizator, nu per-registru de lucru. Folosește asta dacă mai multe registre de lucru ar trebui să împartă o cheie sau dacă nu vrei cheia în fișier.

Pasul 5: Adaugă un buton pe foaie

Asta este ce transformă lucrul într-o experiență cu un singur clic pentru utilizatorii non-tehnici.

Insert → Shapes → Rectangle, plasează unul pe foaie, etichetează-l “Sync to Brevo.” Click dreapta pe formă → Assign Macro → alege SyncSheetToBrevo. Gata.

Sau, pentru o interfață mai șlefuită, adaugă o filă ribbon personalizată prin Office Custom UI Editor, dar pentru majoritatea instrumentelor interne, forma-ca-buton este suficientă.

Pasul 6: Rulează-l

Apasă butonul. Macro-ul citește rândurile, le grupează, postează fiecare grup la Brevo și afișează un mesaj rezumativ. Importul Brevo este asincron, deci mesajul de succes înseamnă “Brevo a acceptat grupul”, crearea efectivă a contactelor se întâmplă pe partea de server în următoarele câteva secunde. Vei primi un rezumat prin e-mail de la Brevo când se termină (cu excepția cazului în care setezi disableNotification: true).

Capcane comune

Butonul nu face nimic și nu există eroare. Macro-urile sunt dezactivate. Uită-te la bara galbenă de securitate din partea de sus a foii, apasă Enable Content. Dacă organizația ta blochează macro-urile, vezi calea trust-center / semnare cod mai jos.

Compile error: User-defined type not defined. Ești pe Mac Excel, care nu are MSXML2.XMLHTTP. Mac VBA nu poate face cereri HTTPS direct; folosește calea Office Scripts mai jos în schimb.

400 Bad Request de la Brevo fără cauză evidentă. Aproape întotdeauna una dintre: (a) un atribut personalizat din foaia ta nu există încă în Brevo, creează-l mai întâi; (b) bug de escape JSON, ghilimele sau backslash-uri în valorile celulelor care nu au fost escape-uite. Funcția EscapeJson din cod se ocupă de cazurile standard; dacă datele tale au caractere ciudate, înregistrează payload în fereastra Immediate (Debug.Print payload) și inspectează.

401 Unauthorized. Header greșit. Este api-key (litere mici, cu cratimă), nu Authorization. Macro-ul îl folosește pe cel corect, dar dacă ai copiat un fragment de altundeva, verifică din nou.

Excel îngheață la importuri mari. Macro-ul rulează sincron pe firul UI. Pentru 50.000+ de rânduri, vei urmări Excel-ul atârnând 10-30 de secunde în timp ce construiește JSON-ul și așteaptă Brevo. Fie acceptă, fie comută MSXML2.XMLHTTP la varianta sa asincronă, dar la acea scară ești mai bine în Power Automate (secțiunea următoare).

Când VBA nu este suficient: Office Scripts + Power Automate

VBA nu poate face sincronizare cloud programată. Dacă ai nevoie:

• Registrul de lucru să se sincronizeze cu Brevo în fiecare oră fără ca cineva să-l deschidă
• Registrul de lucru în OneDrive/SharePoint, editat din web
• Un departament IT care interzice macro-urile desktop

…atunci vrei Office Scripts (echivalentul Microsoft cloud al Apps Script) plus Power Automate (stratul lor de programare și HTTP).

Împărțirea: Office Scripts citește foaia și returnează datele de contact. Power Automate ia acele date și le postează la Brevo pe un declanșator.

Office Script-ul (Excel pentru web → Automate → New Script):

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): {email: string, attributes: Record<string, string>}[] {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const range = sheet.getUsedRange();
  if (!range) return [];

  const values = range.getValues() as string[][];
  if (values.length < 2) return [];

  const headers = values[0].map(h => String(h).trim());
  const emailIdx = headers.findIndex(h => h.toLowerCase() === "email");
  if (emailIdx === -1) throw new Error("Sheet must have an 'email' column");

  const contacts: {email: string, attributes: Record<string, string>}[] = [];
  for (let r = 1; r < values.length; r++) {
    const row = values[r];
    const email = String(row[emailIdx] ?? "").trim().toLowerCase();
    if (!email || !email.includes("@")) continue;

    const attributes: Record<string, string> = {};
    for (let c = 0; c < headers.length; c++) {
      if (c === emailIdx) continue;
      const v = row[c];
      if (v === null || v === "") continue;
      attributes[headers[c].toUpperCase()] = String(v);
    }
    contacts.push({ email, attributes });
  }
  return contacts;
}

Fluxul Power Automate:

1. Declanșator: Recurrence (la fiecare 1 oră), sau buton manual, sau “When a row is modified” dacă vrei sincronizare bazată pe schimbare.
2. Acțiune: Excel Online → Run script, îndreaptă-l către registrul de lucru și scriptul de mai sus. Salvează valoarea sa de retur ca contacts.
3. Acțiune: HTTP (acesta este conectorul Premium, vezi nota de licențiere de mai jos).
   • Metodă: POST
   • URI: https://api.brevo.com/v3/contacts/import
   • Headere: api-key: xkeysib-..., Content-Type: application/json
   • Corp:

     {
       "jsonBody": @{outputs('Run_script')?['body/result']},
       "listIds": [42],
       "updateExistingContacts": true
     }

4. Acțiune: Condition → dacă codul de stare ≠ 202, trimite o alertă Teams/email.

Verificare a realității licențierii: acțiunea HTTP este un conector Power Automate Premium. Pe planurile Microsoft 365 Business Basic/Standard primești conectorii standard, dar nu Premium. Cea mai ieftină soluție este addon-ul Power Automate Premium (~15 USD/utilizator/lună la momentul scrierii), sau mută HTTP-ul către o mică Azure Function pe care fluxul standard o poate apela. Dacă ești deja pe E3/E5 cu Premium inclus, ești gata.

Acesta este motivul principal pentru care povestea Apps Script este mai curată: UrlFetchApp din Apps Script este gratuit și nerestricționat, în timp ce echivalentul Microsoft pune apelul de rețea în spatele unui nivel de conector plătit.

VBA vs Office Scripts vs Apps Script, când să alegi ce

De ce asta bate Zapier / platformele no-code

Pentru un job recurent Excel-la-Brevo, instrumentele de automatizare terțe (Zapier, Make, n8n) percep taxe per-task și pun o terță parte între datele tale și Brevo. Abordarea VBA are zero costuri continue, niciun flux de date prin terță parte și trăiește în interiorul fișierului, când registrul de lucru se mută, integrarea se mută cu el. Office Scripts + Power Automate este similar, dar cu Microsoft ca terță parte (deja în stiva ta dacă ești pe M365).

Întreaga idee a endpoint-ului Brevo POST /v3/contacts/import este că nu ai nevoie de o platformă lipici, instrumentele tale știu deja să facă cereri HTTP.

Lectură suplimentară

• Brevo API: referință import contacte
• Prezentare generală Microsoft Office Scripts
• Conectorul HTTP Power Automate (Premium)
• Echivalentul Apps Script pentru Google Sheets
• Importul CSV/Excel bazat pe script (Python, Node.js, cURL)