Excel-Kontakte mit einem VBA-Makro zu Brevo schicken (und die Office-Scripts-Alternative)

Du hast Kontakte in Excel und willst sie in Brevo. Die schnelle und schmutzige Antwort ist, die Datei als .csv zu speichern und zu importieren, das ist für einmal okay. Für alles, was du wiederholt machst (wöchentliche Übergabe aus dem Vertrieb, eine Arbeitsmappe, die dein Team täglich aktualisiert, eine Partnerliste, die regelmäßig erneuert wird), willst du einen Button direkt in Excel, der die Synchronisation übernimmt.

Diese Anleitung deckt die zwei Wege ab, die dafür wirklich Sinn ergeben:

1. Ein VBA-Makro, eingebettet in der Arbeitsmappe – keine Lizenz, keine Cloud, funktioniert offline, läuft in dem Moment, in dem ein Nutzer auf einen Button klickt. Die richtige Antwort für etwa 80 % aller “Excel-zu-Brevo”-Fälle.
2. Office Scripts + Power Automate – TypeScript statt VBA, läuft in der Cloud, unterstützt geplante Trigger. Die richtige Antwort, wenn die Arbeitsmappe in OneDrive/SharePoint liegt und du unbeaufsichtigte Synchronisation willst, aber achte auf die Power-Automate-Lizenzierung.

Wenn du das Google-Sheets-Äquivalent suchst, schau dir den begleitenden Artikel zu Apps Script an. Und wenn du nur einen einmaligen CSV-Import per Skript von deinem Laptop willst, hat die CSV-Import-Anleitung Versionen für Python, Node.js und cURL.

Was das Makro macht

Wenn die Nutzer:innen auf einen “Sync to Brevo”-Button auf dem Sheet klicken:

1. Liest jede Zeile aus dem aktiven Arbeitsblatt (Header-Zeile zuerst, ein Kontakt pro Zeile).
2. Baut ein JSON-Array, geformt für Brevos jsonBody-Parameter.
3. POSTet es mit dem in der Arbeitsmappe gespeicherten API-Schlüssel an https://api.brevo.com/v3/contacts/import.
4. Zeigt das Ergebnis in einer Message-Box.

Das war’s. Etwa 120 Zeilen VBA. Unten findest du das vollständige, funktionierende Modul.

Sheet-Layout, das das Makro erwartet

email ist Pflicht. Jede andere Spalte wird zu einem Brevo-Kontakt-Attribut, zugeordnet über den Spaltenheader (in Großbuchstaben) zum Attributnamen. Also firstName → FIRSTNAME, company → COMPANY. Benutzerdefinierte Attribute (alles über die Standardmenge hinaus) müssen vorher in deinem Brevo-Konto existieren, lege sie unter Kontakte → Einstellungen → Kontakt-Attribute an.

Schritt 1: VBA-Editor öffnen

In Excel: drück Alt + F11. Der VBA-Editor öffnet sich. Im Projekt-Bereich links rechtsklick auf deine Arbeitsmappe und Einfügen → Modul wählen. Ein leeres Module1 erscheint.

Schritt 2: Vollständiges Makro einfügen

Ersetze den Inhalt von Module1 durch das hier:

' ===========================================================================
' Brevo contact sync for Excel
' Reads the active sheet's rows and POSTs them to Brevo's import API.
' ===========================================================================
Option Explicit

Private Const BREVO_API_BASE As String = "https://api.brevo.com/v3"
Private Const BREVO_LIST_ID As Long = 42       ' <- your Brevo list ID
Private Const BATCH_SIZE As Long = 1000

' --- Public entry points (the ones you assign to ribbon buttons) -----------

Public Sub SyncSheetToBrevo()
    Dim apiKey As String
    apiKey = GetApiKey()
    If apiKey = "" Then
        MsgBox "No API key configured. Run ConfigureApiKey first.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet

    Dim emailCol As Long
    emailCol = FindEmailColumn(ws)
    If emailCol = 0 Then
        MsgBox "Sheet must have an 'email' column in row 1.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim lastRow As Long, lastCol As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, emailCol).End(xlUp).Row
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "No contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim contacts As Collection
    Set contacts = New Collection

    Dim r As Long, c As Long
    For r = 2 To lastRow
        Dim email As String
        email = LCase(Trim(CStr(ws.Cells(r, emailCol).Value)))
        If email <> "" And InStr(email, "@") > 0 Then
            Dim json As String
            json = "{""email"":""" & EscapeJson(email) & """,""attributes"":{"

            Dim attrFirst As Boolean
            attrFirst = True
            For c = 1 To lastCol
                If c <> emailCol Then
                    Dim val As String
                    val = CStr(ws.Cells(r, c).Value)
                    If val <> "" Then
                        If Not attrFirst Then json = json & ","
                        Dim attrName As String
                        attrName = UCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value)))
                        json = json & """" & attrName & """:""" & EscapeJson(val) & """"
                        attrFirst = False
                    End If
                End If
            Next c

            json = json & "}}"
            contacts.Add json
        End If
    Next r

    If contacts.Count = 0 Then
        MsgBox "No valid contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim totalSent As Long
    Dim batchNum As Long
    Dim okCount As Long, failCount As Long
    Dim batchStart As Long

    For batchStart = 1 To contacts.Count Step BATCH_SIZE
        batchNum = batchNum + 1
        Dim batchEnd As Long
        batchEnd = batchStart + BATCH_SIZE - 1
        If batchEnd > contacts.Count Then batchEnd = contacts.Count

        Dim payload As String
        payload = "{""jsonBody"":["
        Dim i As Long
        For i = batchStart To batchEnd
            If i > batchStart Then payload = payload & ","
            payload = payload & contacts(i)
        Next i
        payload = payload & "],""listIds"":[" & BREVO_LIST_ID & _
                  "],""updateExistingContacts"":true,""emptyContactsAttributes"":false}"

        Dim ok As Boolean
        ok = PostToBrevo(apiKey, payload)
        If ok Then
            okCount = okCount + 1
            totalSent = totalSent + (batchEnd - batchStart + 1)
        Else
            failCount = failCount + 1
        End If
    Next batchStart

    MsgBox "Sent " & totalSent & " contact(s) in " & batchNum & " batch(es)." _
           & vbCrLf & "Successful batches: " & okCount _
           & vbCrLf & "Failed batches: " & failCount, _
           vbInformation, "Brevo Sync"
End Sub

Public Sub ConfigureApiKey()
    Dim key As String
    key = InputBox("Paste your Brevo API key (xkeysib-...):", "Brevo API Key")
    If key = "" Then Exit Sub
    key = Trim(key)
    If Left(key, 8) <> "xkeysib-" Then
        MsgBox "That doesn't look like a Brevo API key (should start with xkeysib-).", _
               vbExclamation, "Brevo API Key"
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Delete
    On Error GoTo 0

    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties.Add _
        Name:="BrevoApiKey", _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeString, _
        Value:=key

    ThisWorkbook.Save
    MsgBox "API key saved inside the workbook.", vbInformation, "Brevo API Key"
End Sub

' --- Private helpers --------------------------------------------------------

Private Function GetApiKey() As String
    On Error Resume Next
    GetApiKey = ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Value
    On Error GoTo 0
End Function

Private Function FindEmailColumn(ws As Worksheet) As Long
    Dim lastCol As Long, c As Long
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    For c = 1 To lastCol
        If LCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value))) = "email" Then
            FindEmailColumn = c
            Exit Function
        End If
    Next c
    FindEmailColumn = 0
End Function

Private Function PostToBrevo(apiKey As String, payload As String) As Boolean
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    http.Open "POST", BREVO_API_BASE & "/contacts/import", False
    http.SetRequestHeader "api-key", apiKey
    http.SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.SetRequestHeader "Accept", "application/json"
    http.Send payload
    PostToBrevo = (http.Status = 202)
    If Not PostToBrevo Then
        Debug.Print "Brevo error " & http.Status & ": " & http.responseText
    End If
End Function

Private Function EscapeJson(s As String) As String
    Dim r As String
    r = Replace(s, "\", "\\")
    r = Replace(r, """", "\""")
    r = Replace(r, vbCrLf, "\n")
    r = Replace(r, vbLf, "\n")
    r = Replace(r, vbCr, "\n")
    r = Replace(r, vbTab, "\t")
    EscapeJson = r
End Function

Schritt 3: Arbeitsmappe als .xlsm speichern

VBA-Makros bleiben nur in makrofähigen Arbeitsmappen erhalten. Speichern unter → Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm) wählen. Das einfache .xlsx-Format entfernt Makros stillschweigend, viele verlieren Code beim ersten Mal genau so.

Schritt 4: API-Schlüssel konfigurieren

Führe ConfigureApiKey einmal aus. Entweder:

• Im VBA-Editor irgendwo in das Sub ConfigureApiKey klicken und F5 drücken, oder
• In Excel Entwicklertools → Makros, ConfigureApiKey auswählen, Ausführen.

Füg deinen xkeysib-...-Schlüssel ein. Das Makro speichert ihn als benutzerdefinierte Dokumenteigenschaft direkt in der Arbeitsmappe, er steckt nicht im Quellcode, nicht in der Registry und reist mit der Datei (also Vorsicht: wenn du die .xlsm jemandem mailst, geht der API-Schlüssel mit).

Wenn du den Schlüssel lieber außerhalb der Arbeitsmappe ablegen willst, tausche die Speicherung gegen die Windows-Registry:

' Replace the body of ConfigureApiKey with:
SaveSetting "Brevo", "Sync", "ApiKey", key

' And GetApiKey with:
GetApiKey = GetSetting("Brevo", "Sync", "ApiKey", "")

SaveSetting/GetSetting schreibt unter HKCU\Software\VB and VBA Program Settings\Brevo\Sync, pro Nutzer:in, nicht pro Arbeitsmappe. Nutze das, wenn mehrere Arbeitsmappen einen Schlüssel teilen sollen oder du den Schlüssel nicht in der Datei haben willst.

Schritt 5: Button auf dem Sheet hinzufügen

Das macht es zu einem Ein-Klick-Erlebnis für nicht-technische Nutzer:innen.

Einfügen → Formen → Rechteck, leg eines auf das Sheet, beschrifte es mit “Sync to Brevo.” Rechtsklick auf die Form → Makro zuweisen → SyncSheetToBrevo wählen. Fertig.

Oder, für eine polierter UI, füg über den Office Custom UI Editor einen eigenen Ribbon-Tab hinzu, aber für die meisten internen Tools reicht die Form-als-Button.

Schritt 6: Loslegen

Klick den Button. Das Makro liest die Zeilen, batcht sie, postet jeden Batch an Brevo und zeigt eine Zusammenfassungs-Box. Brevos Import ist asynchron, die Erfolgsmeldung bedeutet also “Brevo hat den Batch angenommen”, die eigentliche Kontaktanlage passiert serverseitig in den nächsten Sekunden. Du bekommst von Brevo eine E-Mail-Zusammenfassung, wenn alles durch ist (außer du setzt disableNotification: true).

Häufige Stolpersteine

Der Button macht nichts und es gibt keinen Fehler. Makros sind deaktiviert. Schau auf den gelben Sicherheitsbalken oben am Sheet, klick Bearbeitung aktivieren. Wenn dein Unternehmen Makros blockiert, schau dir den Trust-Center- bzw. Code-Signing-Pfad weiter unten an.

Compile error: User-defined type not defined. Du bist auf Mac Excel, das hat kein MSXML2.XMLHTTP. Mac-VBA kann keine HTTPS-Requests direkt machen, nutze stattdessen den Office-Scripts-Pfad weiter unten.

400 Bad Request von Brevo ohne offensichtlichen Grund. Fast immer einer von zwei Punkten: (a) ein benutzerdefiniertes Attribut in deinem Sheet existiert noch nicht in Brevo, leg es zuerst an; (b) ein JSON-Escaping-Bug, Anführungszeichen oder Backslashes in Zellwerten, die nicht escaped wurden. Die EscapeJson-Funktion im Code deckt die Standardfälle ab. Wenn deine Daten seltsame Zeichen enthalten, log payload ins Direktfenster (Debug.Print payload) und schau rein.

401 Unauthorized. Falscher Header. Es ist api-key (kleingeschrieben, mit Bindestrich), nicht Authorization. Das Makro nutzt den richtigen, aber wenn du irgendwo anders ein Snippet kopiert hast, prüf nach.

Excel friert bei großen Importen ein. Das Makro läuft synchron auf dem UI-Thread. Bei 50.000+ Zeilen wirst du Excel 10 bis 30 Sekunden hängen sehen, während es das JSON baut und auf Brevo wartet. Akzeptier das, oder wechsle MSXML2.XMLHTTP auf seine asynchrone Variante. Bei der Größenordnung bist du allerdings besser in Power Automate aufgehoben (nächster Abschnitt).

Wenn VBA nicht reicht: Office Scripts + Power Automate

VBA kann keine geplante Cloud-Synchronisation. Wenn du brauchst:

• Die Arbeitsmappe synchronisiert stündlich zu Brevo, ohne dass jemand sie öffnet
• Die Arbeitsmappe in OneDrive/SharePoint, im Web bearbeitet
• Eine IT-Abteilung, die Desktop-Makros verbietet

…dann willst du Office Scripts (Microsofts Cloud-Äquivalent zu Apps Script) plus Power Automate (deren Scheduling- und HTTP-Schicht).

Die Aufteilung: Office Scripts liest das Sheet und gibt die Kontaktdaten zurück. Power Automate nimmt diese Daten und POSTet sie auf einen Trigger an Brevo.

Das Office Script (Excel im Web → Automatisieren → Neues Skript):

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): {email: string, attributes: Record<string, string>}[] {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const range = sheet.getUsedRange();
  if (!range) return [];

  const values = range.getValues() as string[][];
  if (values.length < 2) return [];

  const headers = values[0].map(h => String(h).trim());
  const emailIdx = headers.findIndex(h => h.toLowerCase() === "email");
  if (emailIdx === -1) throw new Error("Sheet must have an 'email' column");

  const contacts: {email: string, attributes: Record<string, string>}[] = [];
  for (let r = 1; r < values.length; r++) {
    const row = values[r];
    const email = String(row[emailIdx] ?? "").trim().toLowerCase();
    if (!email || !email.includes("@")) continue;

    const attributes: Record<string, string> = {};
    for (let c = 0; c < headers.length; c++) {
      if (c === emailIdx) continue;
      const v = row[c];
      if (v === null || v === "") continue;
      attributes[headers[c].toUpperCase()] = String(v);
    }
    contacts.push({ email, attributes });
  }
  return contacts;
}

Der Power-Automate-Flow:

1. Trigger: Wiederholung (jede Stunde), oder manueller Button, oder “Wenn eine Zeile geändert wird”, wenn du änderungsgesteuerte Synchronisation willst.
2. Aktion: Excel Online → Skript ausführen, zeig auf deine Arbeitsmappe und das Skript oben. Speichere den Rückgabewert als contacts.
3. Aktion: HTTP (das ist der Premium-Connector, siehe Lizenzhinweis unten).
   • Methode: POST
   • URI: https://api.brevo.com/v3/contacts/import
   • Header: api-key: xkeysib-..., Content-Type: application/json
   • Body:

     {
       "jsonBody": @{outputs('Run_script')?['body/result']},
       "listIds": [42],
       "updateExistingContacts": true
     }

4. Aktion: Bedingung, wenn Statuscode ≠ 202, schick eine Teams- oder E-Mail-Warnung.

Lizenz-Realitätscheck: Die HTTP-Aktion ist ein Power-Automate-Premium-Connector. Auf Microsoft 365 Business Basic/Standard hast du die Standard-Connectoren, aber kein Premium. Die günstigste Umgehung ist das Power Automate Premium-Add-on (etwa 15 USD pro Nutzer:in pro Monat, Stand Schreiben), oder die HTTP-Aktion in eine kleine Azure Function verlagern, die der Standard-Flow aufrufen kann. Wenn du ohnehin auf E3/E5 mit Premium drin bist, bist du fertig.

Das ist der Hauptgrund, warum die Apps-Script-Story sauberer ist: Apps Scripts UrlFetchApp ist gratis und uneingeschränkt, während das Microsoft-Äquivalent den Netzwerkaufruf hinter eine bezahlte Connector-Stufe legt.

VBA vs. Office Scripts vs. Apps Script: Wann was wählen

Warum das besser ist als Zapier oder andere No-Code-Plattformen

Für einen wiederkehrenden Excel-zu-Brevo-Job berechnen Drittanbieter-Automatisierungstools (Zapier, Make, n8n) pro Task und schieben einen Dritten zwischen deine Daten und Brevo. Der VBA-Ansatz hat null laufende Kosten, keinen Drittanbieter-Datenfluss und lebt in der Datei selbst, wenn die Arbeitsmappe wandert, wandert die Integration mit. Office Scripts + Power Automate ist ähnlich, mit Microsoft als Dritten (schon in deinem Stack, wenn du auf M365 bist).

Der ganze Sinn von Brevos POST /v3/contacts/import ist, dass du keine Klebe-Plattform brauchst, deine Tools wissen schon, wie man HTTP-Requests macht.

Weiterführende Links

• Brevo API: Kontakte importieren – Referenz
• Microsoft Office Scripts – Übersicht
• Power Automate HTTP-Connector (Premium)
• Das Apps-Script-Äquivalent für Google Sheets
• Der skript-basierte CSV/Excel-Import (Python, Node.js, cURL)