Jak poslat kontakty z Excelu do Brevo pomocí VBA makra (a alternativa Office Scripts)

Máte kontakty v Excelu a chcete je v Brevo. Rychlá a špinavá odpověď je uložit soubor jako .csv a importovat ho, což je v pohodě jednou. Pro cokoli, co děláte opakovaně, týdenní předání obchodu, sešit, který váš tým denně aktualizuje, partnerský seznam, který se obnovuje, chcete tlačítko přímo v Excelu, které synchronizaci udělá.

Tato příručka pokrývá dvě cesty, které pro to skutečně dávají smysl:

1. VBA makro vložené v sešitu. Bez licencí, bez cloudu, funguje offline, spustí se v okamžiku, kdy uživatel klikne na tlačítko. Správná odpověď pro asi 80 % případů „Excel do Brevo”.
2. Office Scripts + Power Automate. TypeScript místo VBA, běží v cloudu, podporuje plánované triggery. Správná odpověď, pokud sešit žije v OneDrive/SharePoint a chcete bezobslužnou synchronizaci. Pozor ale na licencování Power Automate.

Pokud hledáte ekvivalent pro Google Sheets, podívejte se na doprovodný článek o Apps Script. A pokud chcete jen jednorázový CSV import ze skriptu na svém notebooku, příručka pro CSV import má verze v Pythonu, Node.js a cURL.

Co makro dělá

Když uživatel klikne na tlačítko „Sync to Brevo” na listu:

1. Načte každý řádek z aktivního pracovního listu (nejprve hlavička, jeden kontakt na řádek).
2. Sestaví JSON pole tvarované pro parametr jsonBody Brevo.
3. POSTne ho na https://api.brevo.com/v3/contacts/import s API klíčem uloženým v sešitu.
4. Zobrazí message box s výsledkem.

To je vše. Asi 120 řádků VBA. Níže je plný funkční modul.

Rozvržení listu, které makro očekává

email je povinný. Každý další sloupec se stane atributem kontaktu Brevo, mapovaným podle hlavičky sloupce (uppercase) na název atributu. Takže firstName → FIRSTNAME, company → COMPANY. Vlastní atributy (cokoli mimo standardní sadu) musí ve vašem Brevo účtu nejprve existovat. Definujte je pod Contacts → Settings → Contact attributes.

Krok 1: Otevřete VBA editor

V Excelu: stiskněte Alt + F11. Otevře se VBA editor. V panelu Project vlevo klikněte pravým tlačítkem na sešit a vyberte Insert → Module. Objeví se prázdný Module1.

Krok 2: Vložte plné makro

Nahraďte obsah Module1 tímto:

' ===========================================================================
' Brevo contact sync for Excel
' Reads the active sheet's rows and POSTs them to Brevo's import API.
' ===========================================================================
Option Explicit

Private Const BREVO_API_BASE As String = "https://api.brevo.com/v3"
Private Const BREVO_LIST_ID As Long = 42       ' <- your Brevo list ID
Private Const BATCH_SIZE As Long = 1000

' --- Public entry points (the ones you assign to ribbon buttons) -----------

Public Sub SyncSheetToBrevo()
    Dim apiKey As String
    apiKey = GetApiKey()
    If apiKey = "" Then
        MsgBox "No API key configured. Run ConfigureApiKey first.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet

    Dim emailCol As Long
    emailCol = FindEmailColumn(ws)
    If emailCol = 0 Then
        MsgBox "Sheet must have an 'email' column in row 1.", _
               vbExclamation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim lastRow As Long, lastCol As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, emailCol).End(xlUp).Row
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "No contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim contacts As Collection
    Set contacts = New Collection

    Dim r As Long, c As Long
    For r = 2 To lastRow
        Dim email As String
        email = LCase(Trim(CStr(ws.Cells(r, emailCol).Value)))
        If email <> "" And InStr(email, "@") > 0 Then
            Dim json As String
            json = "{""email"":""" & EscapeJson(email) & """,""attributes"":{"

            Dim attrFirst As Boolean
            attrFirst = True
            For c = 1 To lastCol
                If c <> emailCol Then
                    Dim val As String
                    val = CStr(ws.Cells(r, c).Value)
                    If val <> "" Then
                        If Not attrFirst Then json = json & ","
                        Dim attrName As String
                        attrName = UCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value)))
                        json = json & """" & attrName & """:""" & EscapeJson(val) & """"
                        attrFirst = False
                    End If
                End If
            Next c

            json = json & "}}"
            contacts.Add json
        End If
    Next r

    If contacts.Count = 0 Then
        MsgBox "No valid contact rows found.", vbInformation, "Brevo Sync"
        Exit Sub
    End If

    Dim totalSent As Long
    Dim batchNum As Long
    Dim okCount As Long, failCount As Long
    Dim batchStart As Long

    For batchStart = 1 To contacts.Count Step BATCH_SIZE
        batchNum = batchNum + 1
        Dim batchEnd As Long
        batchEnd = batchStart + BATCH_SIZE - 1
        If batchEnd > contacts.Count Then batchEnd = contacts.Count

        Dim payload As String
        payload = "{""jsonBody"":["
        Dim i As Long
        For i = batchStart To batchEnd
            If i > batchStart Then payload = payload & ","
            payload = payload & contacts(i)
        Next i
        payload = payload & "],""listIds"":[" & BREVO_LIST_ID & _
                  "],""updateExistingContacts"":true,""emptyContactsAttributes"":false}"

        Dim ok As Boolean
        ok = PostToBrevo(apiKey, payload)
        If ok Then
            okCount = okCount + 1
            totalSent = totalSent + (batchEnd - batchStart + 1)
        Else
            failCount = failCount + 1
        End If
    Next batchStart

    MsgBox "Sent " & totalSent & " contact(s) in " & batchNum & " batch(es)." _
           & vbCrLf & "Successful batches: " & okCount _
           & vbCrLf & "Failed batches: " & failCount, _
           vbInformation, "Brevo Sync"
End Sub

Public Sub ConfigureApiKey()
    Dim key As String
    key = InputBox("Paste your Brevo API key (xkeysib-...):", "Brevo API Key")
    If key = "" Then Exit Sub
    key = Trim(key)
    If Left(key, 8) <> "xkeysib-" Then
        MsgBox "That doesn't look like a Brevo API key (should start with xkeysib-).", _
               vbExclamation, "Brevo API Key"
        Exit Sub
    End If

    On Error Resume Next
    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Delete
    On Error GoTo 0

    ThisWorkbook.CustomDocumentProperties.Add _
        Name:="BrevoApiKey", _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeString, _
        Value:=key

    ThisWorkbook.Save
    MsgBox "API key saved inside the workbook.", vbInformation, "Brevo API Key"
End Sub

' --- Private helpers --------------------------------------------------------

Private Function GetApiKey() As String
    On Error Resume Next
    GetApiKey = ThisWorkbook.CustomDocumentProperties("BrevoApiKey").Value
    On Error GoTo 0
End Function

Private Function FindEmailColumn(ws As Worksheet) As Long
    Dim lastCol As Long, c As Long
    lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
    For c = 1 To lastCol
        If LCase(Trim(CStr(ws.Cells(1, c).Value))) = "email" Then
            FindEmailColumn = c
            Exit Function
        End If
    Next c
    FindEmailColumn = 0
End Function

Private Function PostToBrevo(apiKey As String, payload As String) As Boolean
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    http.Open "POST", BREVO_API_BASE & "/contacts/import", False
    http.SetRequestHeader "api-key", apiKey
    http.SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.SetRequestHeader "Accept", "application/json"
    http.Send payload
    PostToBrevo = (http.Status = 202)
    If Not PostToBrevo Then
        Debug.Print "Brevo error " & http.Status & ": " & http.responseText
    End If
End Function

Private Function EscapeJson(s As String) As String
    Dim r As String
    r = Replace(s, "\", "\\")
    r = Replace(r, """", "\""")
    r = Replace(r, vbCrLf, "\n")
    r = Replace(r, vbLf, "\n")
    r = Replace(r, vbCr, "\n")
    r = Replace(r, vbTab, "\t")
    EscapeJson = r
End Function

Krok 3: Uložte sešit jako .xlsm

VBA makra přetrvávají pouze v sešitech s povolenými makry. Save As → vyberte Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm). Obyčejný formát .xlsx makra tiše odstraní. Mnoho lidí přijde o kód takto poprvé.

Krok 4: Nakonfigurujte svůj API klíč

Spusťte ConfigureApiKey jednou. Buď:

• Ve VBA editoru klikněte kamkoli uvnitř subu ConfigureApiKey a stiskněte F5, nebo
• V Excelu Developer → Macros, vyberte ConfigureApiKey, Run.

Vložte svůj xkeysib-... klíč. Makro ho ukládá jako vlastní vlastnost dokumentu uvnitř samotného sešitu, není ve zdrojovém kódu, není v registru a cestuje se souborem (takže pozor: pokud .xlsm pošlete e-mailem někomu jinému, API klíč jde s ním).

Pokud byste raději klíč uložili mimo sešit, přepněte úložiště na registry Windows:

' Replace the body of ConfigureApiKey with:
SaveSetting "Brevo", "Sync", "ApiKey", key

' And GetApiKey with:
GetApiKey = GetSetting("Brevo", "Sync", "ApiKey", "")

SaveSetting/GetSetting zapisuje pod HKCU\Software\VB and VBA Program Settings\Brevo\Sync, na uživatele, ne na sešit. Použijte to, pokud má více sešitů sdílet jeden klíč nebo pokud nechcete klíč v souboru.

Krok 5: Přidejte tlačítko na list

Tohle z toho dělá zážitek na jedno kliknutí pro netechnické uživatele.

Insert → Shapes → Rectangle, hoďte jeden na list, popište ho „Sync to Brevo.” Pravý klik na tvar → Assign Macro → vyberte SyncSheetToBrevo. Hotovo.

Nebo, pro vyleštěnější UI, přidejte vlastní záložku na pásu karet přes Office Custom UI Editor. Ale pro většinu interních nástrojů je tvar jako tlačítko úplně dost.

Krok 6: Spusťte to

Klikněte na tlačítko. Makro načte řádky, dávkuje je, POSTne každou dávku do Brevo a zobrazí souhrnný message box. Import Brevo je asynchronní, takže zpráva o úspěchu znamená „Brevo dávku přijalo”. Samotné vytváření kontaktů se děje na serveru v dalších několika sekundách. Až skončí, dostanete od Brevo souhrnný e-mail (pokud nenastavíte disableNotification: true).

Časté nástrahy

Tlačítko nedělá nic a žádná chyba. Makra jsou zakázána. Podívejte se na žlutý bezpečnostní pruh v horní části listu a klikněte Enable Content. Pokud vaše organizace blokuje makra, podívejte se na cestu trust-center / code-signing níže.

Compile error: User-defined type not defined. Jste na Mac Excelu, který nemá MSXML2.XMLHTTP. Mac VBA neumí dělat HTTPS požadavky přímo, použijte místo toho cestu Office Scripts níže.

400 Bad Request od Brevo bez zjevné příčiny. Téměř vždy jedna z: (a) vlastní atribut ve vašem listu v Brevo zatím neexistuje, vytvořte ho nejdřív; (b) chyba v JSON escapování, uvozovky nebo zpětná lomítka v hodnotách buněk, které nebyly escapovány. Funkce EscapeJson v kódu řeší standardní případy. Pokud máte v datech zvláštní znaky, zalogujte payload do Immediate window (Debug.Print payload) a prohlédněte si to.

401 Unauthorized. Špatná hlavička. Je to api-key (malá písmena, pomlčka), ne Authorization. Makro používá tu správnou, ale pokud jste si zkopírovali snippet odjinud, zkontrolujte to znovu.

Excel zamrzá při velkých importech. Makro běží synchronně na UI vlákně. Pro 50 000+ řádků budete sledovat, jak Excel visí 10 až 30 sekund, zatímco staví JSON a čeká na Brevo. Buď to přijměte, nebo přepněte MSXML2.XMLHTTP na asynchronní variantu, ale v tomto měřítku jste lépe v Power Automate (další sekce).

Když VBA nestačí: Office Scripts + Power Automate

VBA neumí plánovanou cloudovou synchronizaci. Pokud potřebujete:

• Sešit, který se synchronizuje s Brevo každou hodinu, aniž by ho někdo otevíral
• Sešit v OneDrive/SharePoint, editovaný z webu
• IT oddělení, které zakazuje desktopová makra

…pak chcete Office Scripts (cloudový ekvivalent Apps Script od Microsoftu) plus Power Automate (jejich vrstva pro plánování a HTTP).

Rozdělení: Office Scripts načte list a vrátí data kontaktů. Power Automate ta data vezme a POSTne je do Brevo na trigger.

Office Script (Excel pro web → Automate → New Script):

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): {email: string, attributes: Record<string, string>}[] {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const range = sheet.getUsedRange();
  if (!range) return [];

  const values = range.getValues() as string[][];
  if (values.length < 2) return [];

  const headers = values[0].map(h => String(h).trim());
  const emailIdx = headers.findIndex(h => h.toLowerCase() === "email");
  if (emailIdx === -1) throw new Error("Sheet must have an 'email' column");

  const contacts: {email: string, attributes: Record<string, string>}[] = [];
  for (let r = 1; r < values.length; r++) {
    const row = values[r];
    const email = String(row[emailIdx] ?? "").trim().toLowerCase();
    if (!email || !email.includes("@")) continue;

    const attributes: Record<string, string> = {};
    for (let c = 0; c < headers.length; c++) {
      if (c === emailIdx) continue;
      const v = row[c];
      if (v === null || v === "") continue;
      attributes[headers[c].toUpperCase()] = String(v);
    }
    contacts.push({ email, attributes });
  }
  return contacts;
}

Power Automate flow:

1. Trigger: Recurrence (každou 1 hodinu), nebo ruční tlačítko, nebo „When a row is modified”, pokud chcete synchronizaci řízenou změnami.
2. Action: Excel Online → Run script, namiřte na svůj sešit a skript výše. Uložte jeho návratovou hodnotu jako contacts.
3. Action: HTTP (toto je Premium konektor, viz poznámka o licencování níže).
   • Method: POST
   • URI: https://api.brevo.com/v3/contacts/import
   • Headers: api-key: xkeysib-..., Content-Type: application/json
   • Body:

     {
       "jsonBody": @{outputs('Run_script')?['body/result']},
       "listIds": [42],
       "updateExistingContacts": true
     }

4. Action: Condition → pokud status code ≠ 202, pošlete upozornění do Teams/e-mailem.

Realita licencování: akce HTTP je Premium konektor Power Automate. V plánech Microsoft 365 Business Basic/Standard dostáváte standardní konektory, ale ne Premium. Nejlevnější obchvat je doplněk Power Automate Premium (asi 15 USD/uživatel/měsíc v době psaní), nebo přesunout HTTP do malé Azure Function, kterou standardní flow může zavolat. Pokud už jste na E3/E5 s Premium v ceně, máte to.

Tohle je hlavní důvod, proč je příběh Apps Script čistší: UrlFetchApp v Apps Script je zdarma a neomezený, zatímco ekvivalent Microsoftu staví síťové volání za placený konektor.

VBA vs Office Scripts vs Apps Script: kdy co zvolit

Proč to vyhrává nad Zapierem / no-code platformami

Pro opakovanou úlohu Excel do Brevo si automatizační nástroje třetích stran (Zapier, Make, n8n) účtují za úkol a staví třetí stranu mezi vaše data a Brevo. Přístup VBA má nulové průběžné náklady, žádný tok dat přes třetí stranu a žije uvnitř souboru. Když se sešit přesouvá, integrace se přesouvá s ním. Office Scripts + Power Automate je podobné, ale s Microsoftem jako třetí stranou (už ve vašem stacku, pokud jste na M365).

Celý smysl endpointu Brevo POST /v3/contacts/import je, že nepotřebujete lepicí platformu, vaše nástroje už umí dělat HTTP požadavky.

Další čtení

• Brevo API: Import contacts reference
• Microsoft Office Scripts overview
• Power Automate HTTP connector (Premium)
• Ekvivalent Apps Script pro Google Sheets
• Import CSV/Excelu pomocí skriptu (Python, Node.js, cURL)