Os 12 melhores aplicativos gratuitos de gerenciamento de tarefas

O melhor app gratuito de gestão de tarefas raramente é o que tem mais recursos. É aquele que a sua equipe abre todos os dias, mantém atualizado e entende sem precisar de reunião. Um plano gratuito que parece generoso na página de preços ainda pode ser a escolha errada se esconder a visualização de que você precisa, limitar o número de quadros, transformar lembretes recorrentes em recurso pago ou fazer de cada novo colega uma decisão de upgrade.

Este guia foi atualizado com capturas das páginas dos fornecedores em 24 de maio de 2026. Os artefatos de pesquisa são 339 para a análise ampla dos fornecedores e 342 para as consultas específicas sobre limites dos planos. Algumas páginas não exibiram o texto completo dos limites na captura. O TickTick retornou uma resposta limitada por robots, o Google Tasks retornou uma mensagem de endpoint não suportado e uma página de ajuda da Asana mostrou pouquíssimo texto visível. Nesses casos, este guia evita afirmações categóricas que não estavam visíveis na captura e recomenda conferir a página atual do fornecedor antes de padronizar.

Comece pelo fluxo de tarefas, não pela marca

A gestão de tarefas tem quatro trabalhos diferentes:

1. Capturar: tirar da cabeça, rapidamente, uma ideia, uma pendência, um pedido ou um acompanhamento.
2. Planejar: decidir o que importa hoje, nesta semana ou neste sprint.
3. Coordenar: mostrar quem é responsável pelo quê, onde o trabalho está travado e o que mudou.
4. Executar: ligar tarefas a calendários, documentos, trabalho com clientes, automações ou rotinas recorrentes.

A maior parte da frustração vem de usar um app de captura para coordenação, ou um app de coordenação para planejamento pessoal. Microsoft To Do e Google Tasks são ótimas ferramentas de captura porque ficam perto do e-mail, do calendário e dos lembretes no celular. O Trello é um quadro de coordenação. Asana e ClickUp são sistemas de projetos. O Notion é um espaço de trabalho. O Akiflow é uma camada de agendamento. O Habitica é um software de motivação com cara de lista de tarefas.

Gratuito também significa coisas diferentes. Alguns produtos são totalmente gratuitos para a função de tarefas. Outros têm um plano gratuito permanente com limites de usuários, armazenamento, automação ou visualizações. Alguns têm teste gratuito, mas nenhum plano gratuito para sempre. Alguns são gratuitos para uso pessoal e caros quando uma empresa padroniza neles. O caminho mais seguro é escolher a menor ferramenta que atenda ao fluxo de hoje e saber exatamente qual limite vai forçar um upgrade depois.

Apps gratuitos de gestão de tarefas para comparar em 2026

Ferramenta	Melhor encaixe	Modelo gratuito a verificar	Principal motivo de upgrade
Microsoft To Do	Tarefas pessoais simples no Microsoft	App de tarefas independente com conta Microsoft	Mais gestão de projetos, relatórios ou fluxos de equipe
Google Tasks	Tarefas leves no Gmail e no Agenda	Incluído na experiência de tarefas do Google	Colaboração, visualizações e planejamento avançado
Todoist	Planejamento pessoal rápido	Plano gratuito mais planos pagos Pro e para equipes	Mais projetos, lembretes, filtros, visualizações de calendário e colaboração
TickTick	Planejamento pessoal com calendário e ferramentas de foco	Plano gratuito mais Premium, com a captura mostrando referências de preço do Premium	Mais listas, recursos de calendário, lembretes e planejamento avançado
Trello	Quadros Kanban compartilhados	Plano gratuito com planos pagos Standard e Premium	Limites de quadros, colaboradores, automação, administração e visualizações
Asana	Gestão de projetos clara para equipes	Plano pessoal gratuito mais planos pagos Starter e Advanced	Equipes maiores, linha do tempo, relatórios, fluxos e controles
ClickUp	Espaço de trabalho cheio de recursos para equipes	Plano Free Forever com 60 MB de armazenamento na captura	Armazenamento, visualizações avançadas, automação, permissões e escala
Notion	Tarefas ao lado de documentos e bancos de dados	Plano gratuito com planos pagos Plus e Business na captura	Colaboração em equipe, administração, IA e controles do espaço de trabalho
Any.do	Planejador diário e lembretes no celular	Preços gratuito, Premium e para equipes na captura	Tarefas recorrentes, lembretes avançados, calendário e recursos para equipes
Habitica	Hábitos gamificados e motivação	Produto gratuito com modelo de apoio opcional	Gestão de equipe e fluxos de projeto sem jogo
Quire	Divisão de tarefas em níveis	Plano gratuito e planos pagos na captura	Número de projetos, permissões, visualizações avançadas e tamanho da equipe
Akiflow	Blocos de tempo com o calendário em primeiro lugar	Teste e preços pagos na captura, não é uma opção gratuita para sempre	Assinatura contínua depois do teste

1. Microsoft To Do

O Microsoft To Do é a melhor escolha gratuita quando a lista de tarefas é pessoal, simples e ligada ao Outlook ou ao Microsoft 365. Ele é organizado em listas, datas de vencimento, lembretes, etapas e no fluxo diário de planejamento “Meu Dia”. Isso o torna forte para acompanhamentos pessoais, tarefas administrativas, pendências e pequenas filas de trabalho em que você não precisa de um banco de dados de projetos.

O motivo para escolher o Microsoft To Do é o baixo atrito. Ele é fácil de explicar, funciona nos dispositivos mais comuns e fica perto da conta Microsoft que muitas equipes já usam. Ele não tenta virar uma suíte completa de gestão de projetos. Essa contenção é útil quando o problema real é lembrar o que fazer, e não administrar um portfólio de projetos.

Escolha o Microsoft To Do quando uma pessoa for dona da maioria das tarefas, quando o acompanhamento de e-mails importar ou quando você quiser uma lista gratuita que não vire um projeto de configuração. Evite-o quando precisar de um quadro Kanban compartilhado, relatórios de carga de trabalho, dependências entre tarefas, permissões complexas ou um sistema claro de operação para vários departamentos. Nesses casos, Trello, Asana, ClickUp ou Notion vão se encaixar melhor.

2. Google Tasks

O Google Tasks é a melhor escolha gratuita para quem vive no Gmail e no Google Agenda e quer uma lista de tarefas que não atrapalhe. Ele é minimalista de propósito: capture a tarefa, adicione uma data, organize em uma lista e veja as tarefas com data onde você já planeja o seu dia.

Essa simplicidade também é a limitação. O Google Tasks não é o lugar certo para um plano de projeto complexo. Ele não concorre com a Asana em coordenação, com o Trello em quadros visuais nem com o Notion em documentação. Seu valor é a proximidade. Se uma tarefa nasce dentro do Gmail ou precisa aparecer ao lado dos compromissos do calendário, o Google Tasks mantém o ciclo curto.

Confira a documentação atual do Google Tasks e do Google Workspace antes de usá-lo como padrão de equipe. Para a maioria das pessoas, a decisão é simples: se o seu trabalho já começa no Gmail e as suas necessidades são básicas, o Google Tasks basta. Se você precisa de responsabilidade compartilhada, visualizações, fluxos operacionais recorrentes ou planejamento mais rico, escolha um gerenciador de tarefas dedicado.

3. Todoist

O Todoist é o melhor app gratuito de gestão de tarefas para quem quer velocidade sem abrir mão de estrutura. Ele foi feito para captura rápida, datas em linguagem natural, projetos, prioridades, filtros, etiquetas e uso em vários dispositivos. A interface continua tranquila mesmo quando a lista cresce, e é por isso que o Todoist segue sendo uma escolha padrão segura para profissionais do conhecimento, fundadores, freelancers e responsáveis por operações que cuidam de muitos pequenos compromissos.

Use o Todoist quando precisar de uma central de comando pessoal. Ele lida com “ligar para o fornecedor na sexta”, “revisar o checklist do lançamento na semana que vem” e “todo dia útil às 9h” sem obrigar você a montar um banco de dados. O plano gratuito é útil para sistemas pessoais mais leves, enquanto a captura mostrou referências de preço dos planos Pro e Business. A linha prática é fácil de entender: quando lembretes, limites maiores de projetos, filtragem mais pesada, layouts de calendário ou colaboração em equipe se tornarem centrais, confira de novo os preços do Todoist antes de se comprometer.

O Todoist é menos convincente como sistema de execução em equipe. Projetos compartilhados existem, mas se a equipe pensa em quadros, dependências, portfólios ou relatórios de status de projetos, Trello, Asana ou ClickUp serão mais fáceis de governar. O Todoist vence quando a confiança pessoal e a entrada rápida importam mais do que relatórios organizacionais.

4. TickTick

O TickTick é o melhor gerenciador de tarefas gratuito para quem quer planejador, calendário, hábitos e timer de foco em um só lugar. Ele se sobrepõe ao Todoist em captura e listas e depois se apoia mais nas rotinas diárias. O produto é especialmente atraente para quem planeja o dia visualmente, usa um timer Pomodoro ou quer tarefas e hábitos lado a lado.

Os detalhes dos planos do TickTick podem mudar, e resumos de limites feitos por terceiros envelhecem rápido. Confira no TickTick os limites atuais de listas, tarefas, subtarefas, lembretes, visualizações de calendário, preço do Premium e recursos de hábitos antes de escolhê-lo para um fluxo de trabalho de empresa.

Ainda assim, vale testar o TickTick se o trabalho for produtividade pessoal. Ele oferece mais textura de planejamento do que as listas gratuitas mais simples, mas pode ser demais se a sua necessidade real for só “lembrar disso depois”. Escolha o TickTick em vez do Todoist quando calendário, foco e hábitos integrados importarem mais do que a experiência de captura mais limpa.

5. Trello

O Trello é o app gratuito de gestão de tarefas mais fácil de explicar para uma equipe pequena. O trabalho passa de coluna em coluna. Os cartões têm responsáveis, datas de vencimento, checklists, comentários e anexos. Todo mundo vê o que está esperando, em andamento, travado ou concluído. Isso torna o Trello uma ótima opção para calendários de conteúdo, filas simples de produto, onboarding de clientes, etapas de recrutamento e outros fluxos em que o status visual importa.

As capturas incluíram a página de preços do Trello e páginas de suporte da Atlassian, além de uma análise direcionada de páginas de ranking sobre limites dos planos, com referências aos planos gratuitos e pagos. O ponto operacional importante é que o plano gratuito do Trello pode ser generoso para quadros leves, mas tamanho da equipe, número de quadros, automação, visualizações avançadas, permissões e exigências de administração são os motivos de upgrade mais comuns. Se o fluxo se tornar crítico para o negócio, confira os limites de colaboradores e de espaços de trabalho diretamente antes de convidar a empresa inteira.

Escolha o Trello quando a equipe precisar mais de um quadro compartilhado do que de uma metodologia de gestão de projetos. Ele é mais rápido de adotar do que o ClickUp e menos formal do que a Asana. Evite-o quando dependências, relatórios, equilíbrio de carga de trabalho ou visibilidade de portfólio entre projetos forem o principal problema. O Trello é uma ferramenta centrada no quadro e funciona melhor quando o processo pode ser expresso como um quadro.

6. Asana

A Asana é a melhor porta de entrada gratuita para equipes que precisam de uma coordenação de projetos mais clara do que uma lista pessoal consegue oferecer. Ela dá estrutura ao trabalho: tarefas, responsáveis, datas de vencimento, projetos, seções, conversas e visualizações. A pesquisa capturada mostrou referências de preço do Asana Personal e dos planos pagos Starter e Advanced, incluindo valores comuns dos planos pagos. A entrada gratuita é útil para equipes pequenas, mas necessidades maiores de coordenação, linha do tempo, fluxos, relatórios e administração são onde os planos pagos passam a fazer sentido.

A Asana é mais forte quando a equipe quer clareza sem montar um espaço de trabalho personalizado. Uma equipe de marketing pode tocar um calendário de campanhas. Uma equipe de operações pode acompanhar melhorias recorrentes de processos. Um fundador pode distribuir tarefas de lançamento sem criar uma planilha. Em comparação com o Trello, a Asana é mais estruturada. Em comparação com o ClickUp, é menos sobrecarregada. Em comparação com o Notion, é menos flexível, mas feita sob medida para fazer o trabalho andar.

Escolha a Asana se responsabilidade e prazos forem a maior dor. Deixe-a de lado se a sua equipe quiser bancos de dados muito personalizados, trabalho centrado em documentos ou um sistema pessoal bem leve. Confira também o plano gratuito atual antes da implantação, porque os limites de tamanho de equipe e de recursos podem mudar.

7. ClickUp

O ClickUp tem um dos planos gratuitos de gestão de tarefas mais amplos para equipes que querem muitos recursos em uma só ferramenta. A página pública de preços descreve o plano Free Forever com armazenamento, tarefas ilimitadas, membros ilimitados no plano gratuito, autenticação de dois fatores, documentos colaborativos, quadros Kanban, gestão de sprints, visualização de calendário, campos personalizados básicos, gravação de vídeo no app e suporte. Confira os planos pagos atuais, a cobrança anual, como a IA é empacotada, convidados, automações e limites de dashboards antes da implantação.

Essa densidade de recursos é ao mesmo tempo o atrativo e o risco. O ClickUp pode substituir várias ferramentas em uma equipe pequena, principalmente quando tarefas, documentos, quadros, sprints e campos personalizados precisam conviver. Mas mesmo um plano gratuito cheio de recursos precisa de governança. Sem convenções de nomes, responsáveis e visualizações claras, o ClickUp pode virar um lugar onde todas as tarefas existem e nada parece atualizado.

Escolha o ClickUp quando a equipe quiser um único espaço de trabalho flexível e estiver disposta a configurá-lo. Ele combina com startups, agências, equipes de produto e equipes de operações que precisam de mais do que um quadro simples. Evite-o quando a equipe precisar de uma ferramenta que todos entendam em 10 minutos. Nesse caso, Trello ou Asana costumam ser adotados mais rápido.

8. Notion

O Notion é a melhor opção gratuita de gestão de tarefas quando as tarefas precisam ficar ao lado de notas, documentos, bancos de dados, atas de reunião, especificações, pesquisas ou wikis leves. A captura de preços mostrou um plano gratuito e referências de preço dos planos pagos Plus e Business, com sinais de uso ilimitado e recursos ligados à IA. Para uso individual, o Notion pode ser um sistema operacional pessoal generoso. Para equipes, a decisão de upgrade costuma depender de necessidades de colaboração, administração, permissões, automação, IA e governança do espaço de trabalho.

O motivo certo para escolher o Notion é o contexto. Uma tarefa como “publicar a atualização da página de preços” é mais útil quando fica ao lado do texto, das capturas de tela, das aprovações e das notas do lançamento. Uma tarefa de recrutamento fica mais forte ao lado do banco de candidatos. Uma tarefa de conteúdo é mais fácil de gerenciar quando briefings, estruturas, notas de palavras-chave e rascunhos ficam no mesmo sistema.

O motivo errado para escolher o Notion é ele conseguir imitar todas as outras ferramentas. O Notion pode virar app de tarefas, wiki, CRM, roadmap e dashboard, mas sistemas personalizados exigem manutenção. Escolha-o quando a sua equipe se beneficiar de um espaço de trabalho flexível. Escolha Asana, Trello, Todoist ou Microsoft To Do se você precisa de um gerenciador de tarefas com uma visão mais definida de como o trabalho deve ser feito.

9. Any.do

O Any.do é um bom app gratuito para planejamento diário, lembretes no celular e para quem quer uma experiência caprichada de produtividade pessoal sem montar um sistema do zero. Encare o plano gratuito como porta de entrada para um planejador diário pessoal e depois confira os limites atuais dos planos Premium e para equipes em tarefas recorrentes, lembretes avançados, profundidade do calendário, recursos ligados ao WhatsApp e colaboração antes de padronizar nele.

Escolha o Any.do se o fluxo diário importar mais do que a estrutura de projetos. O atrativo é a rotina da manhã ou da noite: ver a lista, decidir o que importa, receber lembretes e seguir em frente. Ele é menos adequado para trabalho compartilhado complexo, em que projetos, quadros, dependências e relatórios importam.

O Any.do concorre mais diretamente com Todoist e TickTick no uso pessoal. O Todoist é mais limpo para captura estruturada de tarefas. O TickTick é mais forte em foco e planejamento no estilo de hábitos. O Any.do é melhor quando planejamento diário no celular e lembretes são o fator decisivo.

10. Habitica

O Habitica não é um app comum de gestão de projetos, e é justamente essa a ideia. Ele transforma hábitos, tarefas diárias e pendências em um ciclo de jogo. Concluir o trabalho recompensa o personagem. Falhar nas rotinas tem consequências. Essa estrutura pode ajudar pessoas que respondem melhor a feedback imediato, sequências, responsabilidade social e progresso visível do que a um checklist comum.

Trate o Habitica primeiro como ferramenta de motivação e depois como gerenciador de tarefas. Ele é útil para rotinas, hábitos pessoais, planos de estudo, tarefas domésticas, práticas de bem-estar e mudanças de comportamento recorrentes. Não é o sistema certo para uma equipe que precisa de relatórios de status, dependências entre projetos ou fluxos de entrega para clientes.

Escolha o Habitica se a motivação for a parte difícil. Se a parte difícil for coordenar colegas, escolha Trello, Asana, ClickUp ou Notion. Se for o planejamento no calendário, escolha o TickTick ou teste o Akiflow. O Habitica funciona melhor quando a lista de tarefas é pessoal e o usuário quer um jeito mais lúdico de se manter responsável.

11. Quire

O Quire é a melhor opção quando as tarefas precisam ser divididas em níveis sem perder de vista o plano maior. Ele é útil para projetos que começam como estruturas de tópicos: planejamento de eventos, lançamentos de produtos, checklists de onboarding, projetos de pesquisa e qualquer trabalho em que um grande objetivo precisa virar tarefas e subtarefas menores. A captura de preços mostrou um plano gratuito e várias referências de planos pagos, além de menções a listas aninhadas na página de preços.

O Quire fica entre uma lista de tarefas simples e uma suíte completa de gestão de projetos. É mais estruturado do que o Microsoft To Do ou o Google Tasks, mais hierárquico do que o Trello e menos espalhado do que o ClickUp. Se a sua equipe gosta de planejar a partir de uma árvore de trabalho antes de passar para quadros ou linhas do tempo, o Quire merece uma olhada.

Antes de padronizar, confira os limites atuais do plano gratuito para organizações, projetos, membros, visualizações avançadas, permissões e integrações. O Quire pode ser uma ótima escolha gratuita para equipes pequenas, mas o valor depende de o planejamento em níveis ser realmente central no fluxo. Se as pessoas só precisam de um quadro, o Trello vai parecer mais simples. Se precisam de operações amplas de equipe, Asana ou ClickUp podem escalar melhor.

12. Akiflow

O Akiflow é a exceção deste guia, porque não é um gerenciador de tarefas gratuito para sempre. As páginas públicas do fornecedor mostram referências de preço do Akiflow e sinais de teste gratuito, incluindo valores pagos. Ele está aqui porque muitas pessoas que procuram apps gratuitos de gestão de tarefas estão, na verdade, tentando resolver um calendário sobrecarregado, e o Akiflow é um planejador sério centrado no calendário que vale avaliar durante um teste.

O Akiflow puxa tarefas de muitas fontes e ajuda a transformá-las em blocos agendados no calendário. Isso é diferente de uma lista de tarefas comum. A promessa não é “guardar todas as tarefas de graça”. A promessa é “decidir quando o trabalho vai de fato acontecer”. Se o seu sistema de tarefas falha porque o dia lota antes de a lista ser tocada, uma ferramenta centrada no calendário pode resolver o problema real.

Não escolha o Akiflow se você precisa de um app de tarefas permanente e sem custo. Nesse caso, escolha Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist, TickTick, Trello, Asana, ClickUp, Notion, Any.do, Habitica ou Quire. Teste o Akiflow só quando blocos de tempo, consolidação de fontes e planejamento diário forem valiosos o bastante para que um plano pago faça sentido.

Como escolher o app de tarefas gratuito certo

Use este caminho de decisão:

1. Se as suas tarefas são pessoais e simples: escolha o Microsoft To Do se você usa Microsoft, ou o Google Tasks se usa Gmail e Google Agenda.
2. Se a sua lista pessoal precisa de estrutura: escolha o Todoist para captura rápida e projetos, ou o TickTick para planejamento com calendário, timer e hábitos.
3. Se a sua equipe precisa de um fluxo visual compartilhado: escolha o Trello.
4. Se a sua equipe precisa de responsabilidade clara pelos projetos: escolha a Asana.
5. Se a sua equipe quer muitos recursos de trabalho em um espaço gratuito: escolha o ClickUp, mas defina cedo regras de nomes e de responsabilidade.
6. Se as tarefas precisam de documentos, notas, bancos de dados e contexto: escolha o Notion.
7. Se lembretes diários e planejamento no celular importam mais: escolha o Any.do.
8. Se a motivação é o problema central: escolha o Habitica.
9. Se dividir em níveis é o seu principal estilo de planejamento: escolha o Quire.
10. Se as tarefas falham porque nunca chegam ao calendário: teste o Akiflow, mas reserve orçamento para um plano pago se funcionar.

Que trabalho o app de tarefas está fazendo?

1. Pessoal e simples

   Microsoft To Do ou Google Tasks

   Escolha o que combina com Microsoft ou com Gmail.

2. Pessoal, com estrutura

   Todoist ou TickTick

   Todoist para captura rápida, TickTick para calendário, timer e hábitos.

3. Fluxo visual compartilhado

   Trello

4. Responsabilidade clara pelos projetos

   Asana

5. Tarefas que precisam de documentos e contexto

   Notion

O erro mais comum é escolher uma plataforma completa quando uma lista simples resolveria. O segundo erro mais comum é escolher uma lista simples quando a equipe precisa, na verdade, de visibilidade compartilhada. As tarefas pessoais de um fundador, um quadro de campanha de marketing, uma fila de acompanhamento do suporte e um sprint de produto não precisam do mesmo software.

Limites do plano gratuito que importam

Antes de se comprometer, confira estes limites na página atual do fornecedor:

• Usuários e colaboradores: um plano gratuito que funciona para três pessoas pode não funcionar para doze.
• Projetos, quadros, listas ou espaços de trabalho: ferramentas visuais costumam limitar quantos lugares ativos o trabalho pode ocupar.
• Armazenamento e anexos: o trecho capturado do plano Free Forever do ClickUp mostrou 60 MB de armazenamento, o suficiente para testar, mas não para arquivos pesados.
• Automação: processos recorrentes, regras e integrações são limites comuns dos planos pagos.
• Visualizações: linha do tempo, Gantt, calendário, carga de trabalho, formulários e dashboards costumam ser recursos de upgrade.
• Lembretes e tarefas recorrentes: ferramentas pessoais às vezes reservam lembretes avançados para os planos pagos.
• Administração e permissões: planos gratuitos raramente têm o controle de que uma empresa maior precisa.
• Recursos de IA: resumos de tarefas, agendamento, escrita e assistentes com IA podem ser cobrados à parte do plano base.
• Exportação de dados: garanta que você consegue sair sem dor de cabeça se o plano gratuito deixar de servir.

Se o gerenciador de tarefas vai guardar trabalho de clientes, compromissos operacionais ou projetos com prazos sensíveis, faça uma revisão de 30 minutos dos limites do plano antes da implantação. Software gratuito é útil, mas um upgrade surpresa no meio de uma migração de fluxos de trabalho não é.

Um conjunto gratuito prático para uma pequena empresa

Uma pequena empresa não precisa de um único app de tarefas que faça tudo. Um bom conjunto gratuito pode ser:

• Microsoft To Do ou Google Tasks para acompanhamentos pessoais.
• Trello ou Asana para o trabalho compartilhado da equipe.
• Notion para documentação e contexto dos projetos.
• ClickUp quando a empresa quer um centro de trabalho mais amplo e aceita o custo de configuração.
• Todoist ou TickTick para fundadores e responsáveis por operações que gerenciam listas pessoais grandes.

Mantenha o trabalho acionado por clientes fora das listas de tarefas manuais sempre que possível. Uma loja Shopify que usa a Brevo não deveria depender de alguém lembrar de acompanhar cada comprador de alto valor, cada carrinho abandonado ou cada marco de fidelidade. Um gerenciador de tarefas pode guardar exceções e trabalhos pontuais, mas o acompanhamento recorrente de clientes deve ser automatizado.

Onde o Tajo se encaixa

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